Référent accueil et animation globale Centre Marie Jeanne BASSOT — Mairie de Villenoy

La commune de Villenoy recrute un(e) Référent(e) Accueil pour son Centre social et culturel, afin d'assurer la gestion administrative quotidienne de la structure, l'accueil et l'accompagnement des usagers.

Placé(e) sous l'autorité du Directeur du Centre social et culturel, vous occuperez un poste polyvalent à dominante administrative, constituant un maillon essentiel dans l'organisation et le bon fonctionnement du service.

Vous serez chargé(e) d'assurer l'accueil physique et téléphonique du public, le traitement et le suivi des démarches administratives, ainsi que l'information et l'orientation des habitants vers les différents services et dispositifs du territoire.

En complément de ces missions, vous contribuerez à la mise en œuvre du projet social de la structure, notamment par votre participation à la vie du centre, à l'identification des besoins des habitants et, ponctuellement, à l'organisation d'animations et d'actions collectives.

Vous travaillerez en collaboration avec l'équipe du Centre social et culturel, les différents services municipaux, le CCAS et les partenaires institutionnels.

Missions principales

Gestion administrative et organisation de l'accueil

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, les renseigner et les orienter vers les services et dispositifs adaptés
• Assurer la gestion administrative courante du Centre Social et Culturel
• Gérer les inscriptions aux activités et assurer leur suivi administratif
• Organiser et suivre les agendas, les rendez-vous et les réservations des salles de la structure
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord et statistiques de fréquentation
• Assurer le suivi des réservations et de l'utilisation du poste informatique mis à disposition du public
• Participer à l'organisation et au bon fonctionnement quotidien de l'espace d'accueil

Accueil, information et accompagnement des publics

• Informer et orienter les habitants vers les activités, services et dispositifs proposés sur le territoire
• Accompagner les usagers dans leurs recherches et leurs démarches, en fonction de leurs besoins
• Favoriser l'accès à l'information et aux droits
• Recueillir les besoins, attentes et propositions des habitants
• Contribuer à développer une relation de proximité et de confiance avec les usagers

Participation à l'animation globale du Centre Social et Culturel

• Contribuer à la mise en œuvre du projet social de la structure
• Participer ponctuellement à l'organisation et à l'animation d'actions collectives à destination des habitants, notamment durant les vacances scolaires
• Favoriser les échanges et le lien social entre les différents publics
• Collaborer avec l'équipe du centre et les partenaires dans le cadre des projets et activités de la structure

Conditions d'exercice et sujétions particulières

• Poste placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur du Centre Social et Culturel
• Travail en équipe, en lien avec les services municipaux, le CCAS et les partenaires institutionnels
• Activité impliquant un contact quotidien avec des publics variés
• Autonomie dans l'organisation et la réalisation des missions confiées
• Horaires susceptibles de varier selon les nécessités du service et les activités organisées
• Déplacements ponctuels sur le territoire et ses environs, notamment dans le cadre des animations et sorties
• Nécessité de faire preuve de disponibilité, de discrétion professionnelle et de capacité d'adaptation face aux différentes situations rencontrées

Vous disposez de solides compétences administratives, d'un bon sens de l'organisation et de réelles qualités relationnelles. Polyvalent(e), rigoureux(se) et autonome, vous appréciez le travail en équipe et le contact avec des publics variés.

Qualifications et expérience

• Formation ou expérience professionnelle dans le domaine administratif, de l'accueil ou de la gestion de services au public
• Expérience sur un poste administratif polyvalent ou d'accueil appréciée
• Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des centres sociaux serait un atout
• Une expérience dans l'animation socioculturelle serait appréciée, sans constituer un prérequis

Savoirs

• Bonne connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique)
• Connaissance des procédures de gestion administrative et de suivi des activités
• Connaissance de l'environnement territorial et des dispositifs d'accompagnement des publics
• Sensibilisation aux enjeux de l'animation sociale et du développement du lien social

Savoir-faire

• Assurer efficacement la gestion et le suivi de dossiers administratifs
• Organiser son activité, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances
• Utiliser les outils informatiques et assurer le suivi de tableaux de bord
• Accueillir, écouter, renseigner et orienter les usagers en adaptant sa communication
• Analyser les demandes et apporter des réponses adaptées aux différentes situations
• Faire face aux situations délicates et gérer les éventuelles tensions avec diplomatie
• Travailler en équipe et collaborer avec différents interlocuteurs
• Participer à l'organisation d'activités et d'animations collectives

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Autonomie, polyvalence et capacité d'adaptation
• Excellent sens de l'accueil et du service public
• Qualités d'écoute, bienveillance et aisance relationnelle
• Patience, courtoisie et diplomatie
• Esprit d'équipe et sens de la coopération
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Dynamisme, capacité d'initiative et force de proposition