Responsable de l'équipe planification, contrôle et surveillance des équipements sportifs (F/H) — Mairie de Charleville-Mézières

Pilotage de la planification des équipements sportifs :

• Organiser et coordonner la planification des équipements sportifs de la Ville,
• Recueillir, instruire et analyser les demandes de créneaux des associations sportives
• Élaborer les propositions d'attribution des créneaux d'utilisation
• Assurer le suivi annuel et ponctuel des occupations
• Veiller à l'optimisation des taux d'occupation des équipements
• Préparer les arbitrages nécessaires en lien avec le responsable du service des sports

Gestion administrative des occupations et des conventions :

• Assurer le suivi des conventions d'occupation
• Gérer les données d'occupation et les attributions via le logiciel Planitech
• Garantir la fiabilité des plannings et des bases de données
• Produire des tableaux de bord, états de fréquentation et bilans d'occupation
• Participer à l'élaboration des procédures et outils de gestion

Relation avec les utilisateurs des équipements sportifs :

• Accompagner les utilisateurs (associations, clubs, écoles) dans leurs demandes et leurs démarches
• Recueillir les besoins, difficultés et doléances des utilisateurs
• Assurer une information régulière des usagers concernant les conditions d'utilisation des équipements
• Faire remonter les situations nécessitant un arbitrage au responsable du service ou à l'élue en charge des sports et de la vie associative

Contrôle et surveillance des équipements sportifs :

• Organiser, avec l'équipe d'exploitation, le contrôle de l'occupation effective des équipements
• Suivre la fréquentation des installations sportives par les associations
• Veiller au respect des conditions d'utilisation des équipements
• Organiser et coordonner le contrôle des prestations de nettoyage réalisées par les entreprises titulaires des marchés
• Signaler les dysfonctionnements constatés et proposer les actions correctives
• Organiser, avec l'équipe d'exploitation, les contrôles de sécurité règlementaires dans les équipements sportifs de la Ville

Déploiement et suivi des dispositifs de gestion des accès :

• Piloter la poursuite du déploiement des systèmes d'ouverture et de fermeture automatisées des équipements sportifs
• Assurer le suivi du fonctionnement des dispositifs installés
• Coordonner les interventions avec les services concernés et les prestataires
• Participer à l'amélioration des procédures de gestion des accès
• Accompagner les utilisateurs dans l'appropriation des nouveaux dispositifs

Encadrement et animation de l'équipe :

• Encadrer et animer une équipe de 4 agents d'exploitation
• Organiser l'activité et répartir les missions
• Définir les priorités d'intervention
• Accompagner les agents dans l'exercice de leurs missions
• Conduire les entretiens professionnels
• Participer au développement des compétences de l'équipe
• Garantir la circulation de l'information au sein du collectif de travail
• Participer aux réunions de service et aux réunions avec les associations
• Assurer une veille réglementaire et technique dans son domaine d'intervention
• Participer aux projets du service des sports (manifestations, liens avec l'équipe d'éducation sportive etc.)
• Travail de bureau / Travail à l'extérieur
• Contact avec le public / Travail en équipe
• Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
• Horaires : horaires variables du lundi au vendredi, travail ponctuel le week-end
• Moyens matériels : téléphone, ordinateur portable,
• Astreintes Sports,
• Amicale du personnel,
• Tickets restaurants

Diplôme(s) :

• Bac +2 à Bac +3 dans les domaines : gestion des organisations sportives, management du sport, administration des collectivités, gestion administrative

Savoir-faire :

• Connaissances des collectivités territoriales et du milieu associatif local
• Connaissance de la règlementation relative à l'utilisation des équipements sportifs
• Encadrement / Animation d'une équipe
• Organiser et planifier une activité
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word®, Excel®, Powerpoint®, Outlook®...)
• Analyser et traiter des demandes multiples
• Conduire des réunions avec les équipes et les partenaires
• Rédiger des notes, comptes-rendus et propositions d'arbitrage

Savoir-être :

• Sens du service public
• Qualités relationnelles et diplomatie
• Capacité d'écoute et médiation
• Sens des priorités, réactivité
• Rigueur et sens de l'organisation
• Réactivité et disponibilité
• Capacité à travailler en équipe et à encadrer un groupe
• Dynamisme, rigueur et sens des responsabilités

Autres :

• Permis B obligatoire