Responsable de la coordination administrative Pôle secondaire de Saint Joseph — Communauté d'agglomération du Sud

Missions principales

1. Coordination administrative et interface institutionnelle

• Assurer l'interface administrative entre la direction du pôle, les directions et services de la CASUD et les services de la commune de Saint-Joseph
• Organiser et fiabiliser la circulation de l'information, la transmission des demandes et le suivi des réponses entre les différents interlocuteurs
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions de coordination du pôle et formaliser les relevés de décisions
• Veiller au suivi des courriers, dossiers, échéances et sollicitations relevant du périmètre du pôle
• Contribuer à la qualité des relations administratives entre la CASUD, la commune et les partenaires locaux

2. Suivi et coordination des dossiers territorialisés

• Assurer le suivi administratif des dossiers et projets communautaires confiés au pôle ou présentant un enjeu particulier pour le territoire de Saint-Joseph
• Centraliser les informations nécessaires au suivi des dossiers et solliciter les contributions des services compétents
• Identifier les difficultés, retards ou points de blocage et en assurer la remontée auprès du Directeur du pôle
• Tenir à jour les outils de suivi, tableaux de bord et échéanciers permettant de disposer d'une vision consolidée des dossiers
• Produire des points de situation et éléments de reporting à destination du Directeur du pôle et, en tant que de besoin, de la Direction Générale

3. Coordination opérationnelle de proximité

• Contribuer à la coordination des interventions communautaires nécessitant l'action de plusieurs directions ou services sur le territoire
• Faciliter l'articulation entre les équipes présentes au sein du pôle et les directions métiers compétentes
• Recueillir et structurer les besoins, difficultés et problématiques opérationnelles identifiés localement
• Suivre les suites apportées aux signalements et demandes nécessitant une coordination interservices
• Contribuer à la continuité et à la qualité du fonctionnement du pôle dans le respect des responsabilités de chaque service

4. Qualité du service de proximité et suivi des demandes

• Contribuer à la qualité de l'accueil, de l'information et de l'orientation des usagers et partenaires au sein du pôle
• Assurer le suivi des demandes complexes ou transversales nécessitant l'intervention de plusieurs services
• Identifier les dysfonctionnements récurrents dans les circuits de traitement et proposer des mesures d'amélioration
• Veiller à la traçabilité des demandes et à la bonne information des interlocuteurs sur leur état d'avancement
• Contribuer à l'harmonisation des pratiques favorisant la qualité et la réactivité du service rendu

5. Organisation, procédures et appui au fonctionnement du pôle

• Contribuer à la formalisation, à l'actualisation et à l'amélioration des procédures administratives internes au pôle
• Proposer des outils communs de suivi, de coordination et de partage de l'information adaptés aux besoins du pôle
• Participer à l'organisation administrative et logistique des activités, réunions et séquences de travail du pôle
• Contribuer à la mise en œuvre des orientations et décisions arrêtées par le Directeur du pôle et en assurer le suivi administratif
• Formuler toute proposition de nature à améliorer l'organisation, la coordination et l'efficacité du fonctionnement du pôle

Compétences attendues

1. Savoir-faire

• Organiser et suivre simultanément plusieurs dossiers, demandes et échéances
• Coordonner des interlocuteurs relevant de directions, services ou institutions différents
• Concevoir et tenir à jour des tableaux de bord, outils de suivi et échéanciers
• Préparer et organiser des réunions, formaliser les décisions et en assurer le suivi
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus, synthèses et documents administratifs
• Identifier les difficultés, alerter le niveau hiérarchique compétent et proposer des solutions adaptées
• Formaliser et améliorer des procédures et circuits administratifs
• Utiliser avec maîtrise les outils bureautiques et collaboratifs

2. Savoir-être

• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
• Réactivité et capacité à hiérarchiser les priorités
• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
• Qualités relationnelles, sens de l'écoute et diplomatie
• Capacité à travailler en transversalité et en coopération
• Autonomie, esprit d'initiative et force de proposition
• Sens du service public et de la qualité du service rendu
• Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des interlocuteurs multiples

3. Connaissances

• Fonctionnement, organisation et environnement institutionnel des collectivités territoriales et des EPCI
• Organisation administrative, circuits de décision et procédures internes des collectivités
• Principes généraux du droit public et des procédures administratives
• Connaissance des compétences exercées par un établissement public de coopération intercommunale
• Méthodes et outils de coordination, de suivi d'activité et de reporting
• Techniques de rédaction administrative et de compte rendu
• Principes d'accueil, de relation aux usagers et de qualité du service public
• Connaissance de l'environnement territorial et institutionnel local

Relations fonctionnelles

1. Relations internes

• Relations régulières avec le Directeur du pôle secondaire de Saint-Joseph, les agents et responsables de services présents au sein du pôle
• Relations fonctionnelles avec les directions, services et pôles de la CASUD dans le cadre du suivi des dossiers et interventions territorialisés
• Échanges réguliers avec la Direction Générale et les fonctions transversales de la CASUD, selon les dossiers confiés et sous l'autorité du Directeur du pôle

2. Relations externes

• Relations régulières avec les services de la commune de Saint-Joseph dans le cadre de l'interface administrative et du suivi des dossiers partagés
• Relations avec les partenaires institutionnels, organismes publics, prestataires et acteurs locaux mobilisés dans le cadre des dossiers relevant du pôle

Conditions d'exercice

• Poste à temps complet
• Poste exercé principalement au sein du pôle secondaire de Saint-Joseph, avec déplacements possibles sur le territoire communautaire
• Disponibilité adaptée aux nécessités de service et aux réunions liées aux missions
• Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de neutralité du service public