Responsable des affaires générales (h/f) — Mairie de Valorbiquet

Conseil et assistance auprès du Maire et des élus

• Conseiller le Maire et les élus dans la mise en œuvre des orientations municipales
• Apporter une expertise administrative, juridique, financière et organisationnelle
• Alerter les élus sur les risques juridiques, financiers, réglementaires et organisationnels
• Préparer et accompagner la mise en œuvre des décisions municipales
• Préparer les dossiers soumis au Conseil municipal
• Participer aux réunions de la municipalité et aux commissions lorsque nécessaire
• Assurer le suivi de l'exécution des délibérations, décisions et orientations municipales
• Présenter aux élus les éléments nécessaires aux arbitrages et à la prise de décision
• Assurer un reporting régulier auprès du Maire sur l'activité des services et les dossiers prioritaires

Coordination des services municipaux

• Piloter et coordonner l'ensemble des services municipaux
• Organiser le fonctionnement général de l'administration communale
• Définir les objectifs opérationnels des services en lien avec les orientations définies par les élus
• Assurer la transversalité et la coordination entre les services
• Identifier les dysfonctionnements et proposer des solutions d’amélioration
• Accompagner l'évolution de l'organisation et des pratiques professionnelles
• Veiller au bon fonctionnement et à la continuité des services municipaux ainsi qu'à la qualité du service rendu aux administrés
• Mettre en place des outils de suivi et de pilotage de l'activité

Management et gestion des ressources humaines

• Encadrer et accompagner les responsables de services
• Participer aux recrutements et à la définition des besoins en compétences
• Superviser la gestion des carrières, des emplois et des compétences
• Veiller au respect des règles statutaires et du droit de la fonction publique territoriale
• Participer à la définition et au suivi du plan de formation
• Prévenir et gérer les situations conflictuelles
• Veiller aux conditions de travail et à la prévention des risques professionnels
• Assurer le suivi de l’absentéisme et proposer, le cas échéant, des mesures adaptées

Pilotage budgétaire et financier

• Participer à la définition des orientations budgétaires
• Coordonner la préparation du budget communal avec les élus et les services
• Superviser la préparation des documents budgétaires
• Assurer le suivi de l'exécution budgétaire
• Rechercher les dispositifs de subventions et financements extérieurs
• Superviser le suivi financier des marchés publics et des projets d'investissement
• Assurer les relations avec le comptable public et les partenaires financiers

Sécurité juridique et commande publique

• Veiller à la sécurité juridique des actes et décisions de la collectivité
• Superviser la préparation des délibérations, décisions et arrêtés
• Assurer une veille juridique et réglementaire
• Sécuriser les procédures administratives
• Superviser les procédures de commande publique et le suivi des marchés
• Veiller au respect des règles relatives aux assurances et aux responsabilités de la collectivité
• Suivre les éventuels contentieux en lien avec les conseils et partenaires compétents
• Veiller au respect des obligations relatives à la protection des données et à la confidentialité

Pilotage des projets communaux

• Traduire les orientations municipales en programmes d'actions opérationnels
• Piloter ou coordonner les projets structurants de la commune
• Élaborer les calendriers, tableaux de bord et outils de suivi nécessaires
• Coordonner les services et partenaires concernés
• Suivre les coûts, les délais et l'avancement des projets
• Identifier les risques et difficultés rencontrés
• Préparer les arbitrages nécessaires à la décision des élus
• Évaluer les résultats des actions engagées

Relations institutionnelles et partenariales

• Représenter l'administration communale auprès des partenaires institutionnels
• Entretenir des relations régulières avec les administrations, services de l'État et partenaires institutionnels du territoire (Préfecture, Centre des finances publiques, Gendarmerie, intercommunalité, Département, Région, etc.)
• Participer aux réunions institutionnelles et partenariales
• Développer et coordonner les partenariats nécessaires à la mise en œuvre des politiques communales
• Représenter la collectivité dans le cadre des délégations confiées par le Maire