Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie d'Augé

‐ Bâtir une relation de confiance avec le Maire et les adjoints

1 - Secrétariat du Conseil municipal :

‐ Établir et adresser les convocations,

‐ Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal ainsi que les arrêtés du maire.

‐ Veiller à la transmission des actes au contrôle de légalité

• Assister et conseiller les élus lors des commissions

2 - Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables :

‐ Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations, coût lié au personnel, montant des investissements…)

‐ Préparer et suivre l’exécution du budget

• Engagements des dépenses et des recettes

‐ Préparer et suivre les dossiers de subventions

‐ Rédiger et suivre les marchés publics

3 - Gestion du personnel :

‐ Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l’agent

‐ Assurer le suivi de carrière des agents

‐ Rédiger les arrêtés et les contrats

‐ Préparation et mandatement de la paie

‐ Préparer les demandes de saisine de la CAP et du CST

‐ Assurer la gestion administrative du temps de travail

(planning, congés annuels, gestion des absences, Compte-épargne temps…)

‐ Établir des dossiers retraite

‐ Assurer le suivi des formations et des habilitations (élaboration du plan de formation)

‐ Conseiller et renseigner les agents sur la carrière

‐ Diffuser les informations auprès des agents

• Collecter des données pour le Rapport Social Unique

4 - Suivi des dossiers assurance (personnel, bâtiments, responsabilité civile…)

5 - Accueil et renseignement de la population en l'absence de l'agent d'accueil

6 - Gestion des affaires générales :

‐ Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d’état-civil,

‐ Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales

‐ Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d’urbanisme en l'absence de l'agent d'accueil

7 - Gestion des équipements communaux :

‐ Planifier la gestion des locaux et des équipements

‐ Définir les besoins en matériels et en équipements

‐ Évaluer le patrimoine et les risques

• Suivre les travaux

8 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires

9 - Encadrement du personnel :

‐ Établir les fiches de postes

‐ Planifier les tâches

‐ Organiser et suivre les différentes activités

‐ Coordonner les équipes

‐ Gérer les problèmes organisationnels et relationnels

‐ Conduire les entretiens d’évaluation

• SAVOIRS :
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
• SAVOIR FAIRE :
• respecter les délais réglementaires
• savoir gérer la polyvalence et les priorités
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
• élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population
• contrôler et évaluer les actions des services
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents
• SAVOIR ÊTRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles