Secrétaire général de mairie (h/f) — Mairie de Maxilly-sur-Léman

Assistance aux élus

Conseil et assistance aux élus dans la définition et la mise en œuvre des orientations municipales.

Aide à la décision, analyse des risques juridiques, financiers et organisationnels des projets communaux.

Élaboration et suivi du plan d’action municipal et des projets structurants.

Veille juridique et réglementaire sur les compétences et les obligations de la commune.

Coordination transversale des projets et suivi de leur avancement.

Missions / conditions d'exercice

Gestion financière, budgétaire et des régies

Élaboration, exécution et suivi des budgets communaux (Comptabilité M57, M4)

Supervision, contrôle et suivi des régies

Suivi de la commande publique, passation des marchés publics et recherche active de subventions pour les projets d'aménagement et les infrastructures touristiques

Préparation des comptes financiers et coordination avec le comptable public.

Stratégie financière et force de proposition sur les leviers activables

Pilotage et gestion administrative

Préparation, rédaction et suivi des conseils municipaux, des délibérations et des arrêtés municipaux.

Sécurisation des actes juridiques, de l’état civil, de l'urbanisme et des dossiers électoraux.

Suivi de la transmission des actes au contrôle de légalité, des formalités de publicité et de leur entrée en vigueur.

Organisation de l'archivage et de la conservation des documents administratifs.

Suivi des contrats, conventions, assurances et éventuels précontentieux ou contentieux de la commune.

Veille au respect des obligations réglementaires et des échéances administratives.

Suivi de la dématérialisation des procédures et de la sécurisation des données administratives.

Préparation et suivi des cérémonies

Ressources humaines

Gestion administrative du personnel permanent (carrière, paie, formations, etc.) et encadrement de l'équipe d'agents.

Recrutement, encadrement et administration (paie, formations, etc.) du personnel saisonnier (renforts administratifs, agents saisonniers des services techniques, etc.).

Relation avec les usagers et partenaires

Interface avec les partenaires institutionnels (intercommunalité, préfecture, DDT, Département, Région, etc.).

SAVOIRS :

Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;

Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;

Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;

Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

SAVOIR FAIRE :

Respecter les délais réglementaires et assurer une veille juridique et réglementaire et en traduire les conséquences opérationnelles ;

Savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;

Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;

Conseiller les élus et proposer des solutions adaptées aux enjeux juridiques, financiers et organisationnels ;

Anticiper les échéances et les risques, alerter les élus et rendre compte de l'avancement des dossiers.

Elaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

Contrôler et évaluer les actions des services ;

Piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

SAVOIR ETRE :

Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;

Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;

Faire preuve d'autonomie, de rigueur et de réactivité ;

Disposer d'un esprit d'analyse et de synthèse ;

Être capable de prendre des initiatives dans le cadre des responsabilités confiées ;

Faire preuve de diplomatie et savoir gérer les situations conflictuelles ;

Être force de proposition et savoir accompagner le changement ;

Disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;

Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.