Secrétaire pédagogique de l'antenne de la faculté de Droit — Université de Toulon

Au sein d'une équipe accueillante de 3 personnes et sous la responsabilité directe de la responsable administrative de l’antenne de l’UFR Droit de Draguignan, le secrétaire de scolarité informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.

Activités principales :

Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants, des enseignants, des intervenants.

Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.

Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.

Réaliser les inscriptions pédagogiques, vérifier les IP Web, relever les anomalies et les traiter.

Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.

Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster.

Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV. Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences.

Collaborer à l'organisation des examens.

Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.

Saisir les notes, éditer les PV de jurys.

Afficher les résultats et éditer les relevés de note.

Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, etc.

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Des références en matière d'accueil du public, d'utilisation de règlementations, de capacité à travailler en équipe sont nécessaires. Une connaissance préalable du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning, ESUP Stage) est un plus

Connaissances :

Techniques de gestion administrative et de secrétariat

Fonctionnement administratif universitaire

Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)

Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :

Accueillir les populations concernées

Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation

Maîtriser les logiciels bureautiques courants (pack office)

Maîtriser Apogée (Domaines Inscriptions pédagogiques et Résultats), Hyperplanning, ESUP Stage

Maîtriser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d’apprentissage MOODLE)

Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

Travailler en équipe

Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

Compétences comportementales :

Rigueur

Autonomie

Disponibilité

Sens du service public

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire.

La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».