Secrétaire polyvalent(e) à l'EHPAD Le Saphir — CCAS de Toulon

Présentation du CCAS

Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de TOULON est un établissement public administratif qui met en œuvre la politique sociale communale en organisant des actions de solidarité dans la lutte contre l’exclusion et dans l’accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap.

Il dispose de trois Directions encadrées par une Direction Générale : Direction de l’Autonomie, Direction de l’Inclusion et de la Solidarité, Direction des Ressources Moyens Généraux.

Présentation de la Direction de l’Autonomie

La Direction de l’Autonomie met en œuvre les orientations en matière de politique d’action sociale de la collectivité en faveur du parcours de vie des personnes âgées et des personnes en situation de handicap. Elle conduit la politique sociale en faveur de l’autonomie et son évaluation. Elle pilote, coordonne et adapte son offre de services (CLIC, SAD, Résidences Autonomies et EHPAD) pour répondre aux besoins de la population cible.

Présentation de l’établissement Le Saphir

L’établissement hébergeant des personnes âgées dépendantes (EHPAD) Le Saphir dispose de 90 lits. Sa gestion courante est assurée par un chef d’établissement.

La coordination de l’activité des soins est assurée par l’infirmier coordinateur, en lien avec le médecin coordonnateur de l’établissement, la coordination de l’activité hôtelière est assurée par l’adjointe au Chef d’établissement. L’ensemble des activités sont supervisées par le chef d’établissement.

L’établissement dispose d’une Unité Protégée (UP) pour les personnes atteintes de la maladie d’Alzheimer ou apparentée avec un espace de stimulation sensorielle et d’un Pôle d’Activité et de Soins Adaptés (PASA) pour accueillir en semaine, nos résidents, par groupes homogènes, autour de différentes activités qui visent à stimuler les capacités cognitives restantes.

L’évolution de l’EHPAD s’inscrit dans une démarche qualité visant à favoriser la prise en charge globale des résidents par une équipe pluridisciplinaire mobilisée et formée à la bientraitance au travers du projet d’établissement.

Missions

• Accueil physique et téléphonique :
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des rendez-vous (pédicure, coiffeur, visite de l'établissement…)
• Ouverture du portail à distance en vérifiant l’identité des personnes
• Secrétariat :
• Enregistrement du courrier arrivée/départ des différents services de l’EHPAD
• Distribution du courrier aux résidents
• Dactylographie de courriers, notes, comptes-rendus, etc.…, reproduction, classement et archivage de documents
• Tenir à jour les conventions
• Suivre les indicateurs mensuels pour la direction générale et le conseil d’administration
• Mettre à jour les affichages (astreintes ...)
• Gérer les clés du personnel
• Gestion et suivi des commandes :
• Recensement des besoins, demande de devis auprès des fournisseurs, établissement des bons de commande, suivi des livraisons, suivi de la facturation conformément aux règles des marchés publics
• Suivi des comptes sur balance budgétaire et vérification des montants prévus sur les marchés
• Gestion des fournitures de bureau et du photocopieur : relevé de compteur et commande toner
• Gestion et suivi administratif des résidents :
• Transmettre et vérifier les dossiers de demande d'admission (Cerfa). Saisir les données administratives dans le logiciel métier
• Mettre à jour le logiciel métier (Cédiacte) : entrée, sorties, hospitalisation, retour, changement des données administratives
• Informer les agents des mouvements des résidents
• Tenir à jour le registre de matricules et d’observations, mouvements des résidents à déclarer sur AMELI
• Déclarer mensuellement les dépenses liées aux dispositifs médicaux sur AMELI
• Tenir à jour le registre des décès, effectuer le signalement à l'état civil de la Mairie
• Gérer les clés et les boites à lettre des résidents, dispatcher le courrier
• Effectuer le suivi des assurances responsabilité civile des résidents
• Recenser et commander les repas des résidents chaque semaine en lien avec le Service Restauration. Mettre à jour le tableau de suivi des repas chaque mois
• Mettre à jour chaque fin de semaine la liste des résidents dans le registre de sécurité et mettre à jour la liste des agents dans le Plan Bleu

Conditions d'accès au poste

Emploi accessible sans formation spécifique.

Niveau CAP ou BEP minimum requis.

Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.

Formation interne obligatoire à :

la réglementation applicable aux EHPAD ;

la gestion des marchés publics ;

les procédures de suivi de la facturation.

Connaissance de la Charte des droits et libertés de la personne accueillie ainsi que de la Charte des droits et libertés de la personne âgée dépendante.

Compétences techniques

Organisation et gestion administrative

Organiser son travail avec méthode et savoir identifier les urgences et les priorités.

Rassembler, vérifier et classer les documents selon les procédures administratives en vigueur.

Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers et fichiers.

Réaliser les opérations de classement et d'archivage.

Secrétariat et bureautique

Saisir, mettre en forme et présenter différents documents administratifs (courriers, comptes rendus, rapports, tableaux de suivi, etc.).

Effectuer la saisie informatique de données.

Utiliser efficacement les logiciels bureautiques et les applications métiers.

Accueil et communication

Accueillir, renseigner et orienter les usagers, les familles, les agents et les partenaires extérieurs.

Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques.

Assurer la diffusion du courrier et des informations internes.

Connaissances professionnelles

Maîtriser le vocabulaire technique lié au secteur médico-social et à l'environnement des EHPAD.

Appliquer les procédures administratives et réglementaires propres à l'établissement.

Savoir-être

Faire preuve d'un fort sens du service public.

Avoir le goût du travail en équipe et de la coopération.

Disposer d'excellentes qualités relationnelles et d'un sens de la diplomatie.

S'adapter à des interlocuteurs variés et à des situations diverses.

Faire preuve de discrétion, de rigueur et d'organisation.

Être réactif et savoir rendre compte à sa hiérarchie.

Respecter strictement la confidentialité des informations traitées et le secret professionnel.

Contraintes et exigences du poste

Faire preuve de disponibilité en fonction des nécessités de service.

Anticiper et planifier les absences statutaires programmables sur l'année.

Assurer une utilisation optimale des outils informatiques et des logiciels métiers spécifiques.

Poste non éligible au télétravail en raison des missions d'accueil, de gestion administrative et de la continuité du service.