SHFD 75 - Assistant(e) de direction du service du haut fonctionnaire de défense — Service du haut fonctionnaire de défense

Vos activités principales

Au sein du cabinet du SHFD, l’assistant(e) de direction remplit les missions suivantes :

• la planification, l'organisation et le suivi des réunions : contacts, préparation des dossiers, éventuellement rédaction de compte-rendus
• la gestion des agendas et la planification des déplacements
• l'organisation, le suivi des déplacements et des frais de mission de la direction pour les agents hors pôle sécurité numérique avec l'outil CHORUS DT. Travail en binôme avec l’assistante administrative du C2MI (Toulouse), chargée des agents du PSN
• la mise en forme et l'envoi des documents de l'ensemble des pôles du service avec classement rigoureux sous format électronique et papier
• le dépôt, le retrait et l'enregistrement des courriers "arrivée/départ"
• l'accueil physique et le filtrage des appels téléphoniques du Préfet, haut fonctionnaire de défense adjoint, chef du service du fonctionnaire de défense et du sous-directeur de la protection du ministère
• le filtrage et le transfert des courriels vers les pôles concernés
• la mise à jour du tableau des congés de l'ensemble du SHFD, du Préfet et du sous-directeur
• la participation, en tant que de besoin, à la gestion des personnels du service (campagne d’évaluation, de compte épargne-temps, de mobilité, etc…)
• les tâches courantes inhérentes à un secrétariat : commandes de fournitures, gestion des stocks, logistique, en lien avec le gestionnaire budgétaire, informatique et logistique

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

La compréhension des enjeux et priorités du service (SHFD) est primordiale. En effet, le titulaire est en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux au sein du ministère (cabinet ministre, secrétariat général et tous services et directions), les préfectures, les zones de défense, mais aussi les services des hauts fonctionnaires de défense et de sécurité (HFDS) des autres ministères, le secrétariat général de la défense nationale (SGDSN) et d’autres partenaires extérieurs.

Pour le bon fonctionnement du service, la communication des informations et les échanges au sein du secrétariat et du service sont primordiaux.

Le titulaire est en liaison constante avec le chef du service et son adjoint.

Badgeage 38h par semaine (horaires de journée).

Une habilitation au secret de la défense nationale est requise. Si le candidat retenu en est dépourvu, une procédure de demande sera engagée.

Poste bénéficiaire d’une NBI.

Domaine(s) fonctionnel(s) :

Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Code fiche de l’emploi type (RMFP) : Assistant(e) de direction / DM046A

Groupe RIFSEEP : 2 (pour les fonctionnaires)

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

Ce poste permettra de consolider les connaissances dans le cadre de préparation à des concours aux grades supérieurs et d'acquérir une expérience professionnelle de haut niveau.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables -niveau initié

à acquérir

Avoir des compétences juridiques -niveau initié -à aquérir

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation - niveau maitrise requis

Savoir analyser - niveau pratique requis

Savoir s'organiser -niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe -niveau maîtrise -requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter - niveau maîtrise requis

Savoir communiquer - niveau maitrise requis

Savoir accueillir -niveau maîtrise -requis

Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise requis

Autres :

-Connaissances requises des logiciels bureautiques courants et PABLO, Maarch, REPONSES, CHORUS DT,WORD, EXCEL

• Strict respect de la confidentialité et parfaite loyauté
• Capacité à rendre compte
• Réactivité
• Rigueur et capacité à s’organiser en autonomie
• Bonne gestion des urgences et capacités à prioriser les dossiers et les travaux
• Polyvalence au sein d’une équipe resserrée

Pour déposer votre candidature

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le SHFD a la charge de mettre en œuvre les compétences que le code de la défense fixe aux hauts fonctionnaires de défense (HFD). Ces derniers animent et coordonnent la préparation des mesures de défense et ont autorité, dans le cadre de leur activité, sur l’ensemble des services du ministère. Le Secrétaire général est le haut fonctionnaire de défense du ministère de l’intérieur et du ministère des outre-mer. Il est assisté d’un haut fonctionnaire de défense adjoint, préfet et chef du service (SHFD).

Il assure pour les deux ministères les missions de défense cyber, de protection du secret, de sécurité économique et de sécurité des activités d’importance vitale, d’organisation de la résilience et de la continuité d’activité, d’animation du dialogue civilo-militaire et d’interface avec le MINARM.

Composition et effectifs du service

Le service se compose de 86 agents (44 à Paris et 42 à Toulouse)

Liaisons hiérarchiques

Sous l’autorité directe de la cheffe de cabinet, et de la chef du pôle affaires générales en son absence.

Liaisons fonctionnelles

Les cabinets ministériels du MI, ainsi que le bureau des cabinets, le cabinet du secrétaire général, les diverses directions du MI et du MOM, les préfectures de zones de défense, ainsi que le SGDSN et les SHFDS des autres ministères.

Personnes à contacter