Un.e assistant.e de direction dgs/elus — Mairie de Noyal-sur-Vilaine

En lien avec la Directrice Générale des Services et ses collaborateurs et les élus

1. Organisation de la vie professionnelle de la DGS

• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités
• Gestion des courriers électroniques, des appels téléphoniques et de l’accueil physique des RDV
• Préparer, planifier et réaliser les comptes rendus avec la DGS toute réunion la concernant : les comités de directions, Bureaux municipaux, réunions des DGS, etc…
• Rédaction de courrier

2. Appui au Maire et aux élus et aux commissions, groupes de travail

• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Planification des réunions, préparation et diffusion des ordres du jour et dossiers, ainsi qu’à l’organisation matérielle des instances
• Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants
• Gestion et suivi de la formation des élus : recherche et diffusion de l’offre de formation disponible, gestion des inscriptions, réalisation des bilans annuels
• Rédaction de courrier

3. Organisation et gestion du Conseil municipal

• Préparer l’organisation du conseil municipal, la mise en forme de la note de synthèse et l’envoi de la convocation, la préparation des dossiers, l’organisation de la salle,
• Préparer les délibérations directement liées avec la Direction Générale des services
• Retranscrire, vérifier les comptes rendus et modifier les délibérations pour envoi au contrôle de légalité (procédure ACTES)
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers

4. Missions administratives

• Rédaction de courrier, notes
• Gestion des courriers électroniques, du courrier « arrivée »
• Participer à l’amélioration continue du fonctionnement administratif notamment avec l’arrivée de l’IA
• Gestion et suivi des contrats et conventions conclus par la commune : actualisation de la base de données
• Préparation de documents spécifiques internes : production de fiches support et tableaux de suivi divers pour les services
• Suivi des archives avec les services du Département (mise à jour, pilon, rangement)
• Aides ponctuelles à la communication et aux élections

Expérience sur un poste similaire exigée

Vous disposez de connaissances de l'environnement territorial, du fonctionnement des instances délibérantes et des circuits administratifs.

Vous disposez d’une solide maîtrise des outils bureautiques et d’excellentes compétences rédactionnelles. Votre maîtrise de l’orthographe et la syntaxe ainsi que votre capacité à produire des écrits administratifs fiables et de qualité sont des compétences indispensables pour réussir dans ce poste.

Vous savez anticiper les échéances, gérer plusieurs dossiers simultanément et appliquer les procédures avec rigueur et méthode.

Vos qualités et compétences feront la différence :

• Rigueur et fiabilité : vous garantissez la qualité des dossiers traités et veillez au respect des procédures
• Organisation et anticipation : vous planifiez votre activité et respectez les délais impartis
• Aisance relationnelle et diplomatie : vous échangez avec des interlocuteurs variés en faisant preuve de professionnalisme
• Discrétion et sens de la confidentialité : vous faites preuve de réserve dans le traitement des informations sensibles
• Autonomie et esprit d’équipe : vous prenez des initiatives adaptées tout en contribuant efficacement au travail collectif
• Disponibilité et réactivité : vous faites preuve de souplesse et savez-vous adapter aux contraintes et aux échéances liées à l’organisation des instances