Adjoint au responsable de service population - référent état-civil et élections (H/F) — Mairie de Ferney-Voltaire

Missions principales :

ETAT CIVIL :

• Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom
• Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)
• Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention)
• Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices
• Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC)
• Légalisation de signature, certification conforme de copie
• Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire
• Effectuer une veille sur l’état-civil international et transfrontalière

ELECTIONS :

• Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes
• Suivre les circulaires préfectorales
• Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre
• Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale)
• Envoyer les cartes électorales
• Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection
• Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote
• Coordonner et piloter le recensement de la population

MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :

• Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service
• Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité
• Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu

Profil recherché :

• Titulaire de la Fonction Publique
• Expérience similaire exigée
• Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis
• Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes

Compétences attendues

• Environnement institutionnel
• Fondamentaux du droit de la famille
• Fondamentaux du droit de la nationalité
• Fondamentaux de l’IGREC
• Règles communes à la rédaction des actes de l’état civil

Savoir-faire

• Disponibilité et sens du travail en équipe
• Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC)

Savoir être

• Sens affirmé du service public
• Excellente présentation
• Polyvalence et flexibilité
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d’écoute
• Rigueur, organisation et disponibilité
• Autonomie
• Discrétion

Conditions :

• Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B)
• Prime mensuelle IFSE, prime de fin d’année
• Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d’ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois
• Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais