Adjoint du responsable du service des études et de la formation, responsable du pôle « Licence Droit » — Université Paris-Saclay

L’agent·e assure auprès du responsable de service la coordination et le suivi des actes de gestion administratifs et pédagogiques.

Pour assurer ses missions, il coordonne, encadre et évalue les missions des agents qui composent le pôle « Licence Droit » :

Encadrement et coordination d’une équipe de 4 agents, installés sur 2 sites : Sceaux et Orsay (entretiens annuels);

Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative ;

Gestion de l’accueil et du suivi des étudiants inscrits dans les parcours de Licence, pour les inscriptions pédagogiques, les cours et les groupes de travaux dirigés, ainsi que les résultats et la diplomation ;

Veille sur les jurys de délibération (Copernic) ;

Préparation des délibérations avec les enseignants, responsables de formation ;

Gestion du recrutement, de l’accueil et du suivi des étudiants réorientés à l’issue du semestre 1 de Licence 1 ;

Soutien aux agents encadrés pour le suivi administratif et pédagogique des étudiants, sur les 2 sites ;

Sélection et diffusion de l'information en interne et en externe au pôle ;

Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative.

Connaissance, savoir :

Connaissance générale de l’enseignement supérieur et de la structuration universitaire ;

Connaissance générale de l’offre de formation LMD ;

Utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique…).

Très bonnes connaissances des systèmes d’information de gestion des étudiants (Apogée)

Connaissances des systèmes d’information de gestion des candidatures (Inception, E-Candidat…).

Connaissance de la plateforme Moodle « e-Campus »

Connaissance de la plateforme de gestion des conventions de stage « eSupStage »

Savoir-faire :

Savoir accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels de la structure ;

Savoir restituer et transmettre l’information ;

Trier, hiérarchiser et classer ;

Savoir travailler en équipe ;

Gérer la confidentialité ;

Partager l’information, communiquer et faire preuve de pédagogie ;

Maitriser les techniques d'élaboration de documents,

Hiérarchiser les priorités ;

Savoir coordonner les activités d’une équipe d’agents ;

Rédiger des documents d’information et de communication ;

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée ;

Appliquer et faire appliquer la réglementation ;

Participation à la définition des procédures de gestion et à leur mise en œuvre;

Réalisation des entretiens professionnels, le cas échéant, entretiens de recadrage des agents ;

Formation et accompagnement au changement des agents du pôle, avec présence régulière sur les 2 sites;

Vision fine des parcours et des formations gérées par le pôle, force de proposition et de

conseil auprès de sa hiérarchie et des enseignants responsables ;

Prise en charge les cas particuliers ou des situations difficiles des étudiants.

Savoir-être :

Etre disponible, dynamique et à l’écoute des interlocuteurs ;

Etre réactif ;

Conduire le changement avec les équipes d’agents encadrés ;

Etre autonome ;

Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation.

Avoir le sens de l’organisation

Avoir le sens relationnel et de la diplomatie.

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux.

Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie.

Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr