Assistant au chef de service H/F — Université Paris-Saclay

CDD jusqu'au 30/09/2026 max

Mission et positionnement de l’agent-e :

Au sein du Service des Études et de la Vie EtudIante de l’UFR Médecine L’assistant(e) de direction collabore étroitement avec la responsable du service. Il la seconde au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du chef de service :

1. Accueil et information

• Assurer l'accueil et l'information des usagers
• Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
• Assurer le lien avec les Responsables d'UE

2. Gestion administrative du service

• Agenda du Chef de service
• Planning Enseignements Études Médicales
• Secrétariat du chef de service
• Préparation des commissions et gérer l’ordre du jour
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers,
• Organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer,
• Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant
• Gestion et suivi des dossiers des procédures d'accès aux études de santé et des transferts
• Participer à l’organisation du jury PASS et des ECOS

3. Participation à l’ensemble des activités de la structure

• Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses
• Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

4. Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment :

• Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)
• Aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (EDN)
• De manière générale à tout événement spécifique lié à l’activité pédagogique ou à la vie étudiante

Connaissance, savoir :

• Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université
• Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens
• Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
• Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l’établissement Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
• Travailler en équipe Organiser son travail
• Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine : Apogée, CELCAT, E- Campus, E-candidat…
• Respecter les délais

Savoir-être :

• Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
• Savoir être rigoureux, discret, ponctuel Avoir le sens du relationnel

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux.

Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie.

Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

La faculté de médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 7 facultés de médecine d’Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

• 7.000 étudiants
• 300 enseignants-chercheurs
• 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Écoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation Continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)

L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)

Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative

de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…