Chargé des instances de la politique doctorale, appui administratif transverse H/F — Université Paris-Saclay

Missions :

Au sein de la Maison du doctorat de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat, le/la chargé·e des instances de la politique doctorale, appui administratif transverse contribue au pilotage et à la mise en œuvre de la politique doctorale de l'Université. Il/elle assure en premier lieu la préparation, l'organisation et le suivi des travaux du CoPoD – Comité de la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, en lien avec la Vice-présidence déléguée au doctorat.

Il/elle prépare les dossiers soumis à l'instance, assure le suivi des décisions et contribue à la coordination des actions qui en découlent. Il/elle assure un appui également sur les réseaux métiers de la maison du doctorat. À l'interface entre les instances de gouvernance, les écoles doctorales, les Graduate Schools, les unités de recherche et les services de l'Université, le poste comporte également une mission d'appui administratif à la Maison du doctorat.

Missions principales

Chargé(e) des instances et de la coordination de la politique doctorale

Le/la chargé·e de mission assure la préparation, l'organisation et le suivi des principales instances et réseaux associés à la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay, sous l'autorité de la Directrice de la Maison du doctorat.

CoPoD – Comité de la politique doctorale

Le CoPoD constitue l'instance principale suivie dans le cadre du poste. À ce titre, le/la chargé·e de mission :

prépare, en lien avec la Directrice de la Maison du doctorat, les réunions du CoPoD ;

recueille et consolide les sujets proposés à l'ordre du jour ;

prépare les dossiers, notes, documents d'analyse et supports nécessaires aux travaux de l'instance ;

coordonne la collecte des contributions auprès des différents interlocuteurs ;

prépare et suit les dossiers soumis au CoPoD, notamment les dossiers de césure et de formation tout au long de la vie ;

assure la préparation matérielle et logistique des séances ;

rédige les comptes rendus et/ou relevés de décisions ;

assure leur diffusion après validation ;

tient à jour les outils de suivi des décisions et actions ;

assure le suivi des décisions prises par le CoPoD et des actions qui en découlent ;

contribue à la préparation des éléments nécessaires aux échanges avec la Vice-présidence déléguée au doctorat.

Appui et accompagnement transverse

L’agent·e peut contribuer à appuyer administrativement les activités de la Maison du doctorat, en lien avec les priorités définies par la Direction et la politique doctorale de l'Université Paris-Saclay.Dans le cadre de son activité, l’agent·e assure notamment :

la coordination globale du calendrier des concours et recrutements doctoraux, en lien avec la DRH (le suivi du calendrier des programmes blancs ) ;

le suivi et la coordination des échanges concernant la plateforme Doctorant-RH ;

la remontée et le suivi des difficultés rencontrées par les écoles doctorales.

Connaissances, savoirs :

Bonne compréhension de l'environnement universitaire français.

Connaissance du fonctionnement des instances universitaires.

Connaissance du paysage doctoral et de l'organisation de la formation doctorale.

Connaissance des circuits administratifs et décisionnels d'un établissement d'enseignement supérieur.

Notions de gestion de projet.

Maîtrise des règles de confidentialité et de protection des données.

Une connaissance de l'organisation de l'Université Paris-Saclay et de sa politique doctorale constitue un atout majeur.

Savoir-faire :

Préparer et organiser une instance.

Rédiger des comptes rendus, relevés de décisions et notes de synthèse.

Préparer des dossiers d'aide à la décision.

Coordonner des interlocuteurs multiples.

Assurer le suivi d'actions et de décisions.

Construire et exploiter des tableaux de bord.

Planifier et suivre un projet.

Hiérarchiser les priorités.

Respecter des calendriers institutionnels.

Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.

Savoir-être :

Grande rigueur et sens de l'organisation.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Esprit de synthèse.

Qualités rédactionnelles.

Aisance relationnelle.

Diplomatie et capacité à travailler dans un environnement institutionnel complexe.

Sens du service public.

Capacité à travailler en transversalité.

Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux.

Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie.

Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

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