Assistant de direction — Communauté de communes du Val d'Essonne

En qualité d’assistante des 2 directions Ressources et Mutualisation et Services à la population

• Assurer la gestion de l’agenda des 2 directions et des responsables de service : organiser et prendre les rendez-vous en fonction des priorités définies par les commanditaires, suivi de la planification des réunions, des différents RV extérieurs et internes, envoi de mails, d’invitations, de courriers
• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques pour la DGA et les chefs de services : prendre, rédiger des notes et mettre en forme tous types de courriers via l’outil Maarch (mise en forme, enregistrement et envoi), reprographier, organiser le classement et l’archivage des dossiers, réaliser des documents de forme et contenu divers, gérer et actualiser les bases de données des services, rechercher des informations, notamment réglementaires, vérifier la validité des informations traitées, utiliser l’outil informatique et les logiciels du pack office (y compris outlook), rédiger des compte rendus et PV de réunions
• Préparer sur le plan administratif les réunions : préparation des dossiers, réservation de salle, préparation des réunions dématérialisées avec le service informatique
• Préparer des dossiers pour les instances : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations, transmission dans le respect des délais
• Participer à l’organisation des événements sectoriels (préparation des dossiers, réservation et agencement de salle)

En qualité d’assistante de la DGA et des chefs de services de la DGA Ressources et Mutualisation

• Administration générale :

o Mettre à jour des tableaux de suivi d’administration générale (élus, DGS, partenaires, …) sur tous les supports nécessaires (Excel, outlook, Dematis),

o Gestion et suivi des inscriptions et de la logistique des formations/congrès suivies par les membres du Codir,

• Ressources Humaines :

o Recrutement : recueil et suivi des candidatures, constitution et préparation des dossiers d’entretien, organisation technique et logistique des entretiens (planification, réservation de salles, coordination des agendas), préparation et rédaction des réponses aux candidats non retenus, mise à jour du tableau de suivi des recrutements, coordination avec les services supports (communication, informatique, services généraux…) afin de préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs.

o CST : planification et organisation des réunions, en lien avec les participants, réservation des salles et vérification des disponibilités dans les agendas, préparation et envoi des convocations, constitution et diffusion des dossiers nécessaires aux réunions et suivi des présences et vérification du quorum.

o Formation : organisation et planification des formations internes, gestion des convocations et des inscriptions, réservation des salles et organisation des aspects logistiques, coordination des prestations nécessaires au bon déroulement des formations (commande des repas, accueil des participants, etc.)

En qualité d’assistante de la DGA et des chefs de services de la DGA Services à la population

• Participation administrative aux procédures de transfert d’équipements communaux à l’EPCI ou prise de compétence : appui à la préparation et au suivi des dossiers, collecte et centralisation des pièces administratives, financières et techniques auprès des communes et des services concernés, mise en forme des éléments nécessaires à l’instruction, suivi des échanges et des échéances, préparation des réunions et formalisation des comptes rendus et tableaux de suivi
• Participation à l’organisation du campus de l’emploi à destination des jeunes (aménagement de l’espace, relance des entreprises…), et assurer l’accueil des publics le jour de l’événement
• Assurer, en l’absence des responsables de service, la continuité et le relais des dossiers courants : suivi des échéances, transmission des informations, relances nécessaires et orientation des sollicitations vers la direction et les interlocuteurs compétents

Activités secondaires

• Relais du poste d’accueil général en alternance avec les autres assistantes de la collectivité : accueil téléphonique, physique et information des usagers, traitement du courrier arrivé et départ
• Suppléance de la régie
• Remplacement des autres assistantes de direction en cas d’absence
• Remplacement de l’assistant en charge de l’administration générale en cas d’absence