Assistant.e de service - service de la cartographie et service vecteurs et 3d — Institut national de l'information géographique et forestière

L’assistant-e de service assiste le management des deux services (SCDP et SV3D) dans la gestion du personnel, l’organisation logistique (notamment les déplacements des agents) et la communication interne. Il/elle prend en charge l’archivage électronique des documents, peut également appuyer le management du service pour d’autres missions transverses, en particulier un appui aux missions de bureau économique du service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine.

Ses principales missions sont les suivantes :

Réaliser les missions d’un secrétariat (accueil, courrier, prise de rendez-vous téléphonique, organisation de réunions, mise à jour de l’organigramme et de la base agents du service , préparation/diffusion/archivage des comptes-rendus, gestion documentaire du service…)

Contribuer en appui aux chefs de service et aux chefs d’unité à la gestion et au suivi administratif du personnel (suivi des effectifs, de la pointeuse, de la gestion des congés, des déclarations de temps)

Préparer et assurer la gestion administrative des demandes d’achats jusqu’aux dossiers de liquidations pour le service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine

Organiser les déplacements des agents (préparation des ordres de mission, réservations hébergements et transports …)

Participer la communication des services (mise à jour des intranets : infos générales, trombinoscope)

Réaliser des recettes administratives si nécessaire

Vous êtes intéressé-e par l'information géographique, le numérique, et avez le sens de l'intérêt général et du service.

Vous avez de l'expérience en secrétariat et rédaction de documents professionnels (courriers administratifs, comptes rendus, notes de service).

Vous êtes reconnu-e pour votre savoir faire en matière de diffusion de l'information de manière ascendante, descendante, transversale, en interne et en externe.

Vous êtes polyvalent-e, autonome et possédez une grande capacité d'adaptation et de réactivité.

Alors rejoignez nous !

Voici dans le détail les compétences attendues :

Compétences techniques :

Savoir gérer un agenda, un planning

Savoir rédiger des documents professionnels (comptes rendus, notes, courriers, rapports, cahier des charges...)

Savoir filtrer et orienter l'information

Savoir assurer la gestion de l'accueil, des appels et des messages téléphoniques du service

Maîtriser les outils bureautiques

Savoir organiser l'archivage et le classement des documents

Compétences organisationnelles :

Savoir respecter les délais et les procédures

Savoir faire preuve de rigueur dans son travail

Savoir aller chercher l'information auprès des personnes ressources, centraliser et transmettre l'information

Savoir se tenir informé de l'actualité de l'établissement et de son environnement professionnel

Compétences relationnelles :

Savoir collaborer et travailler en équipe en entretenant de bonnes relations

Être capable d'établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs

Savoir communiquer efficacement en pratiquant l'écoute active et faire preuve de discrétion et de réserve

L’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de l’écologie et de la forêt. Sa vocation est de produire et diffuser des données (open data) et des représentations (cartes en ligne et papier, géovisualisation) de référence relatives à la connaissance du territoire national et des forêts françaises ainsi qu'à leur évolution.

Grâce à son école d’ingénieurs, l'ENSG-Géomatique, et à ses équipes de recherche pluridisciplinaires, l’institut cultive un potentiel d’innovation de haut niveau dans plusieurs domaines (géodésie, forêt, photogrammétrie, intelligence artificielle, analyse spatiale, visualisation 3D, etc.).

Au sein de l'IGN, la direction des données, des cartes, de la forêt et des territoires (DDC) est chargée de la production des données géographiques et forestières, des cartes et de leur diffusion. Ces productions sont faites au titre des missions statutaires de l’IGN ou au titre de projets d’appui aux politiques publiques. A cette fin, elle mobilise des capacités de production propres, y compris en mobilisant des moyens innovants, de la sous-traitance et des partenariats collaboratifs.

Elle est responsable de la qualité des productions et de leur adéquation aux besoins.

La direction des données, des cartes, de la forêt et des territoires (DDC) est constituée de plusieurs services, dont le SCDP et le SV3D.

Le service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine (SCDP) est chargé de sauvegarder, stocker, archiver et mettre à disposition en vue de la diffusion les données souveraines, les patrimoines numériques, photographiques et cartographiques, les produits diffusés par l’IGN. Il conserve les instruments anciens. Il entretient les fonds cartographiques, il produit périodiquement des bases de données, et produit et édite des images, des pyramides écran et des cartes imprimées.

Il assure l’impression, la finition et le façonnage des cartes.

Le service regroupe environ 110 agents permanents, réparties en huit unités et sur deux sites : Saint-Mandé (94) et Villefranche-sur-Cher (41).

Le Service Vecteurs et 3D (SV3D) a pour mission d’organiser la production et la mise à jour des référentiels vecteurs et de participer à leur production, de produire et mettre à jour les référentiels altimétriques et 3D, de développer et mettre en œuvre les processus collaboratifs d’entretien et d’enrichissement des données. Le service compte environ 130 agents.