Agent d'accueil — CCAS d'Auby

Accueil et accompagnement des usagers

• Accueillir, informer et orienter les usagers et leurs familles
• Identifier les besoins des personnes et apporter une première réponse adaptée
• Assurer les contacts téléphoniques et physiques avec les usagers
• Expliquer les modalités d’intervention et les prestations proposées par le SAD
• Assurer le suivi des demandes et des situations individuelles
• Être l’interlocuteur privilégié des bénéficiaires concernant l’organisation de leurs interventions

B. Mise en place et suivi des plans d’aide

• Recueillir les informations nécessaires à l’ouverture ou à la modification d’une prise en charge
• Assurer les démarches administratives relatives aux plans d’aide : APA, PCH, aide sociale, caisses de retraite, mutuelles ou autres financeurs
• Constituer et suivre les dossiers des usagers
• Assurer le lien avec les services du Département, les caisses de retraite et les différents partenaires
• Suivre les notifications de prise en charge et les renouvellements
• Veiller à l’adéquation entre les heures accordées et les heures planifiées
• Alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou d’évolution de la situation de l’usager

C. Planification des interventions

• Élaborer et actualiser les plannings des aides à domicile
• Organiser les remplacements en cas d’absence
• Veiller à la continuité des interventions
• Prendre en compte les contraintes des usagers et les disponibilités des agents
• Ajuster les interventions en fonction des modifications des plans d’aide
• Contrôler la cohérence des heures réalisées et planifiées
• Assurer le suivi des modifications de planning et en informer les personnes concernées

D. Visites à domicile et évaluation des situations

• Réaliser des visites à domicile auprès des bénéficiaires
• Évaluer les besoins et les conditions d’intervention
• Vérifier l’adéquation entre les prestations réalisées et les besoins de l’usager
• Identifier les situations nécessitant une adaptation de l’accompagnement
• Repérer les éventuelles situations de fragilité, de maltraitance ou de risque
• Rendre compte des visites et assurer leur traçabilité
• Orienter, si nécessaire, vers les professionnels ou partenaires compétents

E. Facturation et suivi administratif

• Préparer et contrôler les éléments nécessaires à la facturation des prestations
• Vérifier les heures effectuées et les prises en charge correspondantes
• Contrôler les anomalies de facturation
• Assurer le suivi des dossiers incomplets ou en attente de prise en charge
• Produire les tableaux de suivi nécessaires à l’activité du SAD
• Assurer la mise à jour des données dans le logiciel métier

F. Assurer la liaison avec les aides à domicile

• Assurer le lien quotidien avec les intervenants
• Transmettre les informations nécessaires à la bonne réalisation des interventions
• Recueillir les difficultés rencontrées sur le terrain
• Organiser les ajustements nécessaires aux interventions
• Participer à l’amélioration de la qualité du service rendu
• Assurer la remontée des événements indésirables et des situations nécessitant une intervention de la hiérarchie

G. Assurer la liaison avec les partenaires

• Assurer les relations avec les services du Département, caisses de retraite, établissements de santé, professionnels médico-sociaux et autres partenaires
• Participer aux réunions
• Faciliter la circulation des informations utiles à l’accompagnement de l'usager, dans le respect du secret professionnel et de la réglementation relative aux données personnelles

Activités complémentaires

L’agent peut également :

• participer aux démarches qualité du SAD
• contribuer à la préparation des évaluations et contrôles
• participer à l'élaboration des procédures internes
• produire des statistiques et bilans d'activité
• participer aux réunions de service
• contribuer à la mise en œuvre des actions d'amélioration issues de l'évaluation HAS
• assurer ponctuellement l'accueil du CCAS en fonction des nécessités de service
• Assurer l’astreinte du SAD en rotation

Activités complémentaires

L’agent peut également :

• participer aux démarches qualité du SAD
• contribuer à la préparation des évaluations et contrôles
• participer à l'élaboration des procédures internes
• produire des statistiques et bilans d'activité
• participer aux réunions de service
• contribuer à la mise en œuvre des actions d'amélioration issues de l'évaluation HAS
• assurer ponctuellement l'accueil du CCAS en fonction des nécessités de service
• Assurer l’astreinte du SAD en rotation

BTS SP3S ou bonne expérience professionnelle

connaissance du service d'aide à domicile

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement d'un SAD
• Connaissance des dispositifs d'aide et d'accompagnement à domicile
• Connaissance des principaux plans d'aide : APA, PCH, aide sociale, caisses de retraite
• Notions de réglementation applicable aux services à domicile
• Connaissance des règles de confidentialité et du secret professionnel
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel métier

Savoir-faire

• Organiser et planifier les interventions
• Gérer les priorités et les imprévus
• Assurer le suivi administratif de dossiers
• Contrôler des données de facturation
• Conduire un entretien avec un usager ou sa famille
• Réaliser une visite à domicile et en rendre compte
• Travailler avec différents partenaires
• Rédiger des courriers, comptes rendus et tableaux de suivi

Savoir-être

• Sens du service public
• Qualités relationnelles et d'écoute
• Organisation et rigueur
• Réactivité
• Discrétion professionnelle
• Capacité à gérer les situations difficiles
• Esprit d'équipe
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives