Agent d'accueil et d'Etat-Civil — Mairie d'Auby

MISSIONS GENERALES DU POSTE:

• Assurer les différentes tâches administratives, de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique dans le cadre du service public
• Information et orientation générale apportée au public et aux partenaires

I- activités et tâches relatives à l’accueil :

• Assurer l’ouverture et la fermeture des portes d’entrée
• Assurer l’accueil du public, physique et téléphonique
• Organiser l’espace et les panneaux d’affichage
• Gérer la boite mail de la mairie (traiter et diffuser les informations aux agents, élus …)
• Savoir retranscrire et transmettre une demande au service concerné et gérer les priorités
• Gestion régie des photocopieurs accueil/public et Escale
• Gestion du stock de fournitures courantes et réapprovisionnement
• Gestion de la machine à affranchir (demande d’intervention pour panne, toner) et affranchissement du courrier
• Suivi du budget de l’accueil (fonctionnement et investissement)
• Gestion de la mise à disposition de la salle de permanence
• Réception des différents colis et répartition dans les services
• Enregistrement du courrier et ventilation dans le cadre de la gestion électronique du courrier après ouverture et contrôle de l’autorité territoriale
• Gestion de la réservation de véhicule administratif (suivi charge+kilométrage) par l’extranet, google-agenda
• Gestion de la réservation des vélos mis à disposition des élus et du personnel

I- activités et tâches relatives à l’Etat-civil :

• Accueil et information du public concernant les démarches d’état-civil
• Délivrance des copies et extraits d’actes d’état-civil, des livrets de famille
• Rédaction et enregistrement des actes (naissance, mariage, décès)
• Gestion des déclarations de reconnaissance, changement de nom, de prénom
• Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres état-civil
• Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen
• Suivi des inhumations, exhumations et travaux funéraires
• Suivi administratif des concessions funéraires (attribution, renouvellement, résiliation)
• Gestion du fichier population, état civil (naissances, mariages, décès, P.A.C.S.), médailles du travail, médailles de la famille
• Suivi de la liste électorale (inscription-radiation)
• Participe à l’organisation et au bon déroulement des opérations électorales
• Préparation des dossiers de mariage, PACS, baptême républicain
• Assister le Maire et les Adjoints lors des célébrations en semaine et le samedi
• Assure le classement et l’archivage des dossiers
• Utilisation du logiciel ARPEGE