Agent d'Accueil/état Civil — Mairie d'Amplepuis

Accueil physique et téléphonique

• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Renseigner les administrés et les orienter vers le service compétent
• Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire, aux adjoints ou au

personnel communal

• Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires

-Délivrer des documents administratifs

-Organiser et ranger l’accueil : classement, gestion du courrier, affichage, annuaire téléphonique,

archivage, etc…

État civil – Relations citoyens

-Renseigner les administrés sur les formalités administratives pour les dossiers d’État Civil et de population

puis les réceptionner (Mariages, PACS, Attestation d’accueil....)

-Gestion des demandes de notaires via COMEDEC

-Répondre aux demandes faites via HUBEE.

-Rédiger les actes d’État Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès…)

-Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile…)

-Contrôler l’authenticité des attestations fournies

-Tenue des registres d’Etat-civil (ouverture, clôture, mises à jour, tables annuelles et décennales)

-Délivrer sur demandes des extraits du registre et contrôler le droit à l’acte des demandeurs

-Préparer les baptêmes civils

-Établir les rectifications administratives et reconstitution d’actes

-Gestion du service CNI/passeports en collaboration avec les autres collègues.

Recensement militaire et de la population

-Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire

-Établir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national

-Mettre à jour les fichiers relatifs à la population avec l’aide de la responsable population

Autres missions :

-Remplacer ponctuellement et en cas de besoin, les services ou tâches de ses collègues absents afin d’assurer la continuité du service

Aptitudes

Savoir-faire :

-Connaître la législation de l'état civil

-Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite

-Maîtrise de l’informatique : traitement de texte, tableur, messagerie, Internet, logiciels spécifiques

-Accueil téléphonique et physique

-Connaître l'environnement territorial

-Connaître l’organisation interne de la collectivité : règlements, règles, procédures en vigueur,

l’organigramme, les circuits de prise de décisions, de partage et circulation de l’information, de validation

Savoir-être :

-Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation

-Savoir travailler dans l’urgence

-Polyvalent

-Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes, réactivité

-Se tenir régulièrement au courant de l’évolution de la réglementation

-Esprit d’initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement

-Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience

-Confidentialité, discrétion

Conditions de travail

-Diplôme(s) et/ou expérience dans le domaine de l’accueil/état civil fortement apprécié.

-Jours de travail : Lundi et Mercredi journée et le mardi matin

-Rémunération statutaire + Titres restaurants + CNAS+ RIFSEEP+ Participation à la prévoyance et à la mutuelle

-Niveau de recrutement : cadre d’emplois des adjoints administratifs (C) à défaut contractuel

-Des formations peuvent vous être dispensées