Agent d'Etat Civil et Affaires Générales — Mairie de Hautmont

A. Domaine État civil

•Accueil et renseignement : Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, orienter et conseiller les usagers dans leurs démarches

•Gestion des actes : Réceptionner les déclarations de naissance, de décès, d'enfants sans vie, de reconnaissance, et dresser les actes correspondants

•Mariage et PACS : Instruire les dossiers de mariage, réaliser les auditions préalables, recevoir les déclarations de PACS (enregistrement, modification, dissolution)

•Délivrance de documents : Établir les titres d'identité (passeports, CNI), délivrer les copies et extraits d'actes, les certificats de vie, de changement de résidence et attestations d'accueil

•Cimetière : Assurer la gestion administrative du cimetière (concession, inhumation, travaux dans le cimetière, voiturette, suivi administratif des concessions et du plan du cimetière)

•Recensement : Participer au recensement de la population

•Tenue des registres : Assurer la tenue administrative et la mise à jour des registres d'état civil, saisir l'antériorité des actes, traiter les demandes dématérialisées (ex: COMEDEC)

•Autres formalités : Instruire les dossiers de changement de nom et prénom, participer au recensement citoyen des jeunes de 16 ans

B. Domaine Élections

•Listes électorales : Tenir et mettre à jour la liste électorale, prendre les inscriptions et procédures de radiation, délivrer les récépissés de dépôt

•Organisation des scrutins : Préparer les scrutins (organiser les bureaux de vote, le matériel, dossiers des secrétaires), envoyer les cartes électorales, gérer les procurations et l'envoi de la propagande électorale

•Organisation des élections : Préparer les élections (tenue des bureaux de vote, contrôle des procès-verbaux, dépouillement) dans le respect du cadre législatif en vigueur

•Attestations : Délivrer les attestations d'inscription sur une liste électorale (prévues par le code électoral)

•Relations extérieures : Assurer les relations avec la préfecture et le tribunal d'instance concernant les listes électorales

C. Domaine administration générale

•Ouvertures dominicales et dérogations

•Gestion des autorisations de stationnement des taxis (ADS)

•Gestion des autorisations de boissons (licences IV, autorisation de buvette…)

Connaissances et compétences requises :

-Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)

-Maitriser les règles communes à la rédaction des actes d'état civil

-Rédiger des mentions et courriers

-Contrôler l'authenticité des attestations fournies

-Information générale relative à l'état civil (IGREC)

-Connaître les procédures administratives de délivrance des actes d'état civil

-Maîtriser les techniques d’accueil et de conseil aux usagers

-Connaître le cadre légal et réglementaire de l’état civil et du code électoral, maîtriser les procédures administratives

-Posséder des notions de généalogie

-Disposer de connaissances solides en droit des étrangers résidant sur le territoire

-Maitriser les outils de bureautique et les logiciel métier

-Actualiser et/ou maintenir ses compétences au niveau requis

-Maîtriser les techniques de rédaction

-Disposer d’un bon relationnel

-Faire preuve de rigueur et de réactivité

-Savoir travailler en équipe

-Être capable de dialoguer avec tous types d’interlocuteurs (élus, usagers, partenaires)

Caractéristiques particulières:

• Travail en bureau et guichet d'accueil
• Devoir de confidentialité
• Permanences le samedi matin et pour les cérémonies
• Grande disponibilité vis-à-vis du public
• Se rendre disponible pour nécessité de service