Agent d'état civil social et CCAS — Mairie de Pomponne

Officier d’état-civil

-Accueil et information du public concernant les démarches d’état civil

-Rédaction et enregistrement des actes (naissance, mariage, décès)

-Préparation et célébration des mariages (réservation, préparation du dossier, publication des bans, coordination le jour J), des P.A.C.S, des baptêmes républicains.

-Délivrance des copies et extraits d’actes d’état civil, des livrets de famille

-Gestion des déclarations de reconnaissance et changements de nom/prénom

-Dossier de recensement militaire

-Légalisation de signature

-Tenue des registres, apposition des mentions marginales, archivage

Scrutins électoraux

• Organiser et participer aux scrutins électoraux
• Organiser les commissions électorales
• Contrôler la tenue des listes électorales, les procédures liées au scrutin, les documents collectés
• Suivre l’organisation logistique des bureaux de vote

Recensement

• Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen
• Suivre le recensement de la population

Cimetière

-Suivi administratif des concessions funéraires (attribution, renouvellement, résiliation)

-Tenue du plan du cimetière et mise à jour des registres

-Suivi des inhumations, exhumations et travaux funéraires

-Relation avec les familles, entreprises de pompes funèbres et marbriers

-Vérification des titres de concession et respect de la réglementation

SOCIAL / CCAS

• Effectuer l’accueil physique (sur site ou hors les murs) et téléphonique du CCAS : répondre aux appels téléphoniques, accueillir les usagers en permanences ou sur rendez-vous orienter vers la structure la mieux adaptée aux besoins exprimés ou constatés…
• Apporter une réponse aux demandes formulées par mail ou par courrier
• Informer les habitants sur leurs droits et les accompagner dans les démarches à effectuer afin d’y accéder
• Constituer avec les bénéficiaires les dossiers d’aide légale pour lesquels le CCAS est compétent (carte améthyste, carte imagin R, obligation alimentaire, APA, ASPA…)

-Dans le cadre de la dématérialisation des démarches administratives, accompagner les publics en précarité numérique dans l'utilisation des outils et leur permettre d’acquérir l’autonomie nécessaire à la réalisation de leurs démarches en ligne.

• Assurer le lien avec l’assistante sociale et les différents partenaires (CAF, AMDS…)

-Soutenir les publics fragilisés dans le rétablissement de leur situation (demande d’aide alimentaire ponctuelle, orientation vers un partenaire associatif…) ou les familles pouvant bénéficier d’aides sur critères.

-Assurer une référence dans la gestion de la domiciliation : entretiens d’évaluation des demandes, établissements des formulaires Cerfa, complétude des dossiers et diffusion, gestion des statistiques et diffusion des courriers.

-Participer à l’élaboration et à l’organisation d’actions de prévention et de création de lien social ou transverses (forum petite enfance, activités culturelles, conférences…).

-Proposer, organiser et mettre en œuvre des informations tout public sur des thématiques sociales.

-Participer aux supervisions des situations sociales, contribuer à leur évaluation ainsi qu’à la définition des orientations les plus propices à leur rétablissement.

-Participer à la gestion administrative du service.

-Préparer les séances du Conseil d’Administration du CCAS : réalisation de l’ordre du jour et des délibérations, en relais des collègues préparation des dossiers et comptes rendus.

• Gérer les activités envers les usagers : recherche de lieux de sorties et de voyages, gestion des inscriptions, constitution des dossiers
• Assurer le lien avec l’assistante sociale et les différents partenaires (CAF, AMDS…)
• Gérer les listings (personnes âgées, plans canicule et grand froid…)
• Traiter les demandes de carte de résident (entretien, compte-rendu et courrier)
• Suivre les inscriptions, modifications du portage à domicile et facturer

Accueil physique et téléphonique (en renfort de l’agent d’accueil)

-Orientation et information des usagers sur l’ensemble des services municipaux

Réception, tri et distribution du courrier

-Traitement des demandes courantes (prise de rendez-vous, délivrance de formulaires, certificats de vie, légalisation de signature, copies conformes…)

-Mise à jour des affichages et gestion de l’espace d’accueil

Horaire de travail : horaires variables

Contraintes ou particularités : 11 permanences à tenir par an les mercredis et samedis.

Nocturne jusqu'à 18h30 les mardis et/ou jeudis