Agent administratif chargé du suivi administratif et de la programmation (h/f) — Mairie de Mitry-Mory

MISSIONS PRINCIPALES ET ACTIVITÉS

1/ Suivi administratif de la programmation des services de l’Atalante :

• Coordination de la rédaction des décisions municipales et délibérations de la DAC, veille juridique et administrative
• Participation à l'élaboration des bilans d'activités et d’outils d’évaluations des actions de la direction en lien avec la direction et les responsables de services
• Relecture, mise en signature des contrats de cession, élaboration des bons de commande, suivi des factures et paiements
• Rédaction des décisions, suivi et mise en signature
• Gestion et Suivi logistique de restauration (suivi feuille de route, réservation et paiement, transfert artistes...)
• Gestion et suivi des droits d’auteur et droits voisins (contrats, déclarations, paiements)
• Gestion et suivi des droits d’adhésions réseaux, déclaration, suivi et paiement Guso conservatoire et atelier
• Gestion et suivi du planning des agents d’entretiens en lien avec la programmation

2/ Billetterie :

• Paramétrage logiciel (SIRIUS)
• Vente de billets (encaissements, impression billets, facturation)
• Suivi des annulations, remboursements et suivi facturations et relances prestataires

3/ Suivi administratif des activités culturelles :

• Participation aux inscriptions, encaissement, facturation, mise à jour des listes d’appels et d’attentes
• Diverses tâches administratives en lien avec les activités de l'Atalante
• Communication des informations de l’Atalante avec les élèves, parents d’élèves et professeurs
• Calcul et enregistrement QF

4/ Accueil et information :

• Accueillir (physique et téléphone) et transmettre les messages, orienter, renseigner les publics, mise en place du hall et mettre à jour le répondeur téléphonique
• Informer sur la programmation (affichage, présentoirs, médiation)
• Participer aux différents événements de l’Atalante ainsi qu’à l’accueil des artistes (transferts, préparation loge, installation repas…etc.)
• Participer à la diffusion de la communication (affichage dans la ville)

5/ Régisseur mandataire suppléant :

Tenue du journal de bord journalier des recettes – contrôle – préparation et dépôt des espèces.

6/ Tâches administratives diverses :

• Enregistrement planning partagé Outlook - Gestion courriers sortants (rédaction, mise sous pli, envoi…) et entrants
• Demande et suivi ASTECH, Commande de matériels et denrées

7/ Référent Social du projet DÉMOS :

• Assurer le suivi du projet, recrutement des enfants avec le chef de projet
• Encadrement du groupe avant, pendant et après les séances
• Participation aux activités extérieures en lien avec le projet
• Liens avec les instances

Les missions s’inscrivent dans une démarche d’accompagnement et de mise en œuvre de la transition écologique.

SPÉCIFICITÉS

Obligations du poste :

• Titulaire du permis B
• Régisseur mandataire de recettes

Organisation du travail :

• Temps plein : 37h30 par semaine ouvrant droits à 25j de Congés Annuels et 15j de RTT à prendre durant les vacances scolaires
• Travail régulier soirs et week-ends selon programmation et besoins des services

COMPETENCES ET QUALITÉS REQUISES

Doté(e) d’une bonne connaissance du milieu culturel et du fonctionnement des régies, l’agent maîtrise les outils informatiques et les logiciels métiers tels que Sirius, Concerto, Ciril, Dotelec, Astech et Axel.

Il/elle est capable de gérer simultanément plusieurs dossiers, de hiérarchiser les priorités et de mettre en œuvre des outils de planification, de suivi et des tableaux de bord afin de garantir une organisation efficace de l’activité.

Faisant preuve d’un esprit de synthèse, de rigueur et d’un sens affirmé de l’organisation, il/elle travaille aussi bien en autonomie qu’en équipe. Son excellent relationnel, sa discrétion, sa polyvalence et sa capacité d’adaptation lui permettent de répondre avec efficacité aux besoins des usagers et des partenaires.

Animé(e) par un fort sens du service public, l’agent se distingue également par sa disponibilité et son engagement au service des missions qui lui sont confiées.