Agent de gestion administrative en charge de l’accueil, de l’urbanisme, de l’état civil et des affaires générales (h/f) — Mairie de Bruyères-sur-Oise

Accueil :

• Tenue du standard téléphonique, accueil du public et orientation vers les différents services,
• Réception, enregistrement et diffusion du courrier,
• Accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives

Urbanisme

• Accueillir, informer et conseiller les usagers et les professionnels (notaires, architectes, géomètres, constructeurs) sur les règles d’urbanisme applicables (PLU / carte communale, règlement national d’urbanisme, servitudes) et sur les démarches à accomplir
• Aider les pétitionnaires à identifier l’autorisation adaptée à leur projet (déclaration préalable, permis de construire, permis d’aménager, permis de démolir, certificat d’urbanisme, autorisation de travaux ERP) et à constituer leur dossier
• Réceptionner, enregistrer et vérifier la complétude des dossiers d’urbanisme ; délivrer les récépissés de dépôt ; transmettre les dossiers au service instructeur dans les délais réglementaires
• Assurer le suivi des délais d’instruction :
  • demandes de pièces complémentaires, majorations de délai, décisions tacites
  • relancer le service instructeur et informer les pétitionnaires de l’avancement de leur dossier
• Préparer les arrêtés et courriers de décision (accord, refus, sursis à statuer), les notifier, assurer l’affichage en mairie et l’archivage des dossiers
• Suivre la vie des autorisations : déclarations d’ouverture de chantier (DOC), déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT), transferts, prorogations et modifications
• Enregistrer et traiter les déclarations d’intention d’aliéner (DIA) et les demandes de renseignements d’urbanisme
• Tenir à jour les registres, tableaux de suivi et archives d’urbanisme ; utiliser le logiciel métier et le guichet numérique des autorisations d’urbanisme
• Assurer le lien avec le Maire, l’élu en charge de l’urbanisme, le DGS et les partenaires extérieurs (service instructeur, DDT, architecte des bâtiments de France…) ; signaler les travaux réalisés sans autorisation

Etat civil :

• Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration, relative à l’état civil (naissance, mariage, décès)
• Apprécier la demande au regard des différents documents
• Contrôler l’authenticité des documents fournis

Affaires générales :

• Renseignement et instruction des dossiers liés aux affaires générales : inscriptions sur les listes électorales, recensement militaire, les demandes d’attestation d’accueil, certificats divers, accompagnement des demandes de CNI
• Informer les usagers lors de la remise de différents formulaires administratifs (duplicata permis de conduire, carte grise, visite médicale, permis international

Activité Funéraire :

• Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières, attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier des cimetières, reprise des concessions

Contraintes du poste:

• Garant de l'image du service public,
• Travail sur écran
• Manutention manuelle de charges de moins de 5kg
• Respect strict des délais légaux d’instruction des dossiers d’urbanisme
• Situation de contact avec un public

Relations fonctionnelles:

• Relation avec le DGS, le Maire et l’élu en charge de l’urbanisme
• Contact avec les agents de l’Administration
• Contact avec les pétitionnaires, notaires, architectes, géomètres et le service instructeur
• Contact avec les administrés

Rémunération:

• rémunération statutaire
• ISFE
• 13ème mois
• 25 CA + 12 RTT
• CNAS
• participation de l'employeur à la prévoyance et la mutuelle

Horaires de travail:

Semaine de 37h00 : roulement à l’accueil de la mairie 1 semaine sur 2 entre les deux agents

Lundi, mardi, mercredi et vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30

Jeudi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00

Compétences requises:

Savoir :

• Connaître le code de l’urbanisme, les documents d’urbanisme locaux (PLU, carte communale, servitudes) et la procédure d’instruction des autorisations d’urbanisme
• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des

collectivités locales

• Connaître l’instruction générale relative à l’état-civil et à législation funéraire
• Connaître la réglementation en matière d’élections

Savoir-faire :

• Maîtrise de l’outil informatique et bureautique
• Réceptionner, vérifier et suivre les dossiers d’urbanisme (complétude, délais d’instruction, notification des décisions)
• Lire et expliquer un plan de zonage, un règlement de PLU, un plan cadastral et un plan de projet
• Maîtrise des logiciels métiers (urbanisme, état-civil, élections...)
• Compétences relationnelles

Savoir-être :

• Être patient, à l’écoute et pédagogue (explication des règles d’urbanisme aux usagers)
• Rigueur, sens de l’organisation et respect des délais réglementaires d’instruction
• Autonomie dans l’organisation du travail et esprit d’initiatives
• Sens aigu du service public
• Devoir de confidentialité, secret professionnel et devoir de réserve