Assistant à la direction générale des services h/f — Mairie de Sainte-Foy-lès-Lyon

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d'une Collectivité Territoriale dynamique et à taille humaine, nous avons le poste qu'il vous faut !

Avec 23 000 habitants, Sainte-Foy-lès-Lyon s'est forgé une identité forte de "Balcon vert de la métropole " par son cadre de vie préservé et sa proximité avec le coeur lyonnais. Située à 10 minutes de la place Bellecour, Sainte-Foy surplombe Lyon et la confluence.

En rejoignant la Direction, l'assistant de direction du Directeur Général des Services intègre une équipe de 4 personnes composée d'une responsable de projet, d'une chargée de projet Culture et patrimoine, du DGS et de ce poste d'assistant, travaillant sur un même plateau avec le Cabinet du Maire et le service Communication. Cette équipe s'inscrit dans une démarche de partenariat et de coordination des actions de l'ensemble des directions et services de la collectivité.

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous assurez les fonctions d'assistant de direction pour le DGS et le cas échéant pour l'équipe de direction en appui.

Vous intervenez en soutien au Directeur général des services en coordonnant et en assurant le bon fonctionnement du service en termes d'organisation, de communication, d'accueil et de suivi de dossier. Ainsi, vos missions seront les suivantes :

1/ Assurer la gestion et la finalisation de dossiers

• Produire, mettre en forme et suivre les courriers relatifs aux compétences ou dossiers rattachés à la Direction générale
• Instruire des dossiers rattachés à la direction (économie, mobilités, ...)
• Mettre à jour régulièrement les données et procédures du service (composition des commissions, coordonnées des Élus ...)

2/ Assurer la préparation et le suivi administratif des séances du conseil municipal

• Établir les documents officiels relatifs au conseil municipal (convocation, ordre du jour, saisie des procès verbaux, suivi des délibérations jusqu'à la publication)
• Effectuer un contrôle formel des rapports
• Vérifier et s'assurer de la bonne organisation de l'instance

3/Assurer les missions administratives de Direction

• Assurer la gestion de la messagerie du service : transmission aux services et traitement des demandes relatives à la direction
• Gérer l'agenda du DGS
• Établir et suivre les différents calendriers (astreintes des Élus, congés des chefs de service, congés du personnel de la direction)
• S'assurer de la communication interne de la direction
• Tenir le recueil des actes administratifs
• Gérer et contrôler l'affichage physique et numérique
• Mettre à disposition des documents communicables dans le respect de la protection des données
• Engager et suivre les dépenses du service sur le logiciel CIRIL
• Gérer les fournitures

4/ Assurer la responsabilité du traitement du courrier en tant que référente du logiciel courrier Maarch

• Enregistrer et transmettre le courrier au sein de la collectivité
• Tenir le tableau des réclamations
• Assurer ponctuellement le secrétariat des Élus, du cabinet du Maire
• Organiser des réunions
• Gérer la messagerie du Cabinet