Assistant de direction du corps préfectoral H/F — Préfecture de la Savoie

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Le pôle secrétariat, intégré au bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfète, Secrétaire Général, Directrice de cabinet et, sous réserve, stagiaire INSP).

Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité de la cheffe de bureau du cabinet.

Les trois secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral :

• l'accueil physique et téléphonique,
• l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…),
• la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda de la Préfète),
• la gestion des déplacements (réservations trains et hôtels),
• le filtrage des interlocuteurs,
• la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end),
• la commande des fournitures,
• la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières,
• la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
• la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés),
• le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),
• un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles)

L'agent exerce ses missions conformément aux engagements du référentiel qualité

Votre environnement professionnel :

Activités du service:

Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département.

Les moyens du corps préfectoral (secrétariat, garage et intendance des résidences) lui sont rattachés.

Le bureau du cabinet a également la charge de la coordination de la sécurité de la préfecture.

Composition et effectifs du service

• une cheffe de bureau (A) et une adjointe (B)
• un agent rédacteur-chargé des cérémonies (C)
• le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C)
• l'intendance (5 C)
• 2 chauffeurs (C)
• 1 concierge-veilleur de nuit (C)

Liaisons hiérarchiques

Cheffe du bureau du cabinet, Directrice de cabinet

Liaisons fonctionnelles

Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral

Relations fonctionnelles avec l'ensemble des chefs de service de l'État dans le département

Relations ponctuelles avec des élus et des personnalités du département