Assistant de Direction générale (H/F) — Mairie de Mantes-la-Jolie

Située au cœur de la vallée de la Seine à la lisière de l’Île-de-France et aux portes de la Normandie, pivot de l’Axe Paris-Rouen-Le Havre, Mantes-la-Jolie se partage entre un Centre-ville dense économiquement, des espaces résidentiels et des grands ensembles en pleine métamorphose.

Un territoire diversifié entre ses espaces naturels préservés, ses zones résidentielles, ses monuments et son centre historique, un contexte urbain agréable et dynamique avec son quartier prioritaire valorisé par des projets de politique de la ville. Une expérience professionnelle enrichissante par la polyvalence des missions dévolues et la dynamique d'engagement opérationnel tous secteurs.

L’agent exerce ses missions dans le cadre des orientations fixées par la DGA Ressources.

Il ou elle organise de manière autonome les activités courantes de l’assistance de direction, propose des modalités d’organisation adaptées, assure les relances nécessaires et alerte la direction générale sur les échéances sensibles ou les difficultés rencontrées. Il ou elle assure en outre le suivi de dossiers et de projets transverses confiés par la DGA Ressources.

Les arbitrages administratifs ou organisationnels relevant de la responsabilité de la DGA Ressources demeurent de son ressort. L’agent garantit la bonne préparation, la circulation et le suivi des informations nécessaires à leur prise de décision.

Finalité du poste

-Assurer une assistance administrative, organisationnelle et logistique auprès de la DGA Ressources,

-Contribuer au bon fonctionnement de la direction générale en facilitant la coordination entre les directions et en assurant le suivi des dossiers et des projets transverses (échéanciers, tableaux de suivi, relances).

-Le poste participe à la continuité administrative de la direction générale, dans le respect des priorités fixées par les responsables, des procédures internes et des obligations de confidentialité inhérentes aux fonctions exercées.

Relations fonctionnelles :

-DGA Ressources ;

-Directeurs et responsables de service ;

-Élus et cabinets, le cas échéant.

1. Assurer l’assistance de direction de la DGA Ressources

-Gérer les agendas de la DGA Ressources en tenant compte des priorités, des échéances et des contraintes de chacun,

-Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et temps de travail institutionnels,

-Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,

-Réceptionner, trier, orienter et suivre les courriers, courriels et sollicitations adressés à la direction générale ; veiller au suivi des parapheurs, circuits de validation et signatures,

Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes et documents administratifs,

-Assurer le classement, l’archivage et la traçabilité des documents dans le respect de la confidentialité.

2. Organiser et coordonner les réunions et les instances de travail

-Planifier les réunions de direction générale, de coordination et thématiques,

-Recueillir les ordres du jour, documents préparatoires et contributions des services ; préparer les supports de réunion,

-Participer, si nécessaire, aux réunions et rédiger les comptes rendus ou relevés de décisions, puis les diffuser,

-Assurer le suivi des actions décidées, des échéances et des relances auprès des services.

3. Suivre les dossiers et projets transverses de la direction générale

-Suivre l’avancement des dossiers et projets transverses confiés par la direction générale, en lien avec les directions (échéances, jalons),

-Relancer les services et alerter les responsables en cas de risque de retard,

-Concevoir et tenir à jour les tableaux de suivi, échéanciers et tableaux de bord de la direction générale,

-Faciliter les échanges d’informations entre le DGS et les deux DGA et veiller à la bonne transmission des demandes adressées à la direction générale.

4. Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers de décision

-Participer à la constitution des dossiers nécessaires aux arbitrages de la direction générale : collecter les éléments transmis par les services et en vérifier la complétude,

-Mettre en forme des notes d’aide à la décision, synthèses et supports de présentation à partir des informations communiquées,

-Assurer le suivi administratif des dossiers soumis à validation ou à signature,

-Contribuer à la préparation des documents destinés aux instances internes et, selon l’organisation de la collectivité, aux instances délibérantes.

Activités complémentaires

-Participer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux interlocuteurs au sein de la direction générale,

-Contribuer à l’organisation de temps institutionnels et de réunions partenariales,

-Assurer la continuité de certaines activités administratives en cas d’absence d’un membre de l’équipe,

-Participer à la formalisation et à l’actualisation des procédures internes.

Répartition indicative du temps de travail : 60% assistance de direction, 40% suivi de dossiers et de projets transverses.

Formation et expérience :

-Formation de niveau bac à bac+2 (secrétariat, assistanat de direction, administration) ou expérience équivalente,

-Expérience confirmée en assistance de direction, en collectivité territoriale de préférence,

-Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité,

-Connaissance de l’organisation administrative, des circuits de décision et des relations entre élus, direction générale et services,

-Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de gestion documentaire,

-Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données.

Compétences techniques (savoir/savoir-faire) :

-Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs : traitement de texte, tableur, messagerie, agenda partagé et visioconférence,

-Organiser des agendas multiples et gérer des priorités concurrentes,

-Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents de synthèse de manière claire et structurée,

-Organiser et préparer des réunions impliquant plusieurs directions,

-Assurer le suivi des échéances, des validations et des décisions,

-Rechercher, hiérarchiser, synthétiser et transmettre l’information pertinente,

-Concevoir et actualiser des tableaux de suivi et suivre l’avancement d’un dossier ou d’un projet (jalons, échéances, relances),

-Adapter son organisation aux urgences et aux demandes de plusieurs responsables.

Compétences comportementales (savoir-être) :

-Discrétion, loyauté professionnelle et respect strict de la confidentialité,

-Sens de l’organisation, rigueur et méthode,

-Autonomie, réactivité et capacité d’anticipation,

-Qualités relationnelles et sens du service public,

-Diplomatie, écoute et capacité à relancer des interlocuteurs variés,

-Capacité à gérer des sollicitations simultanées,

-Esprit d’équipe et aptitude à travailler en transversalité,

-Fiabilité, discernement et respect des circuits de décision.