Assistant de la vie scolaire — Mairie de L'Union

MISSION GENERALE

Apporte une aide permanente à la Directrice du service enfance jeunesse en terme d’organisation professionnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers de la Vie scolaire.

Assure la relation avec les usagers et services utilisateurs.

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE

Placé sous l’autorité de la Directrice de l’Enfance Jeunesse et de la vie Scolaire

LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE

Bureau du service Enfance Jeunesse

Impasse du Pic du Midi

31240 L’Union

TEMPS DE TRAVAIL

Temps complet non annualisé à adapter en fonction des cycles de travail proposés par la commune

RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse.

Relations avec les directeurs/directrices des écoles.

SPECIFICITES NECESSAIRES A L’EXERCICE DE LA FONCTION

L’assistant(e) de gestion de la Vie scolaire a un rôle d’organisation, de communication et d’aide à la prise de décision.

Il(elle) doit veiller au respect des délais dans la gestion des dossiers administratifs de la vie scolaire.

Il(elle) travaille en étroite collaboration avec les deux autres assistantes de la DEJVS.

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION

• Travail en bureau
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Relations régulières avec le public, échanges réguliers d’information avec le supérieur hiérarchique et les autres services. Relations avec d’autres partenaires du secteur enfance/jeunesse
• Relations avec les directeurs/directrices des écoles

MOYENS MIS A DISPOSITION

Bureau/Matériel informatique – Logiciel Word-Excel 2013 – Logiciel Concerto – Espace famille

ACTIVITES

• Accueillir, renseigner et orienter le public,
• Délivrer des dossiers de demande d’inscription scolaire,
• Procéder aux inscriptions sur la base élèves,
• Saisir les dossiers d’inscription scolaire sur le logiciel métier concerto, gestion et mise à jour des informations sur l’espace famille
• Gérer les affectations scolaires
• Relation avec les directrices d’écoles, les services ALAE – ALSH, la restauration municipale, le guichet unique, l’inspection académique, les partenaires de l’enfance/jeunesse, les services administratifs de la collectivité
• Participation à des réunions et élaboration de comptes rendus (Parlement des Ecoles, CTG)
• Transmission des demandes diverses des écoles, en lien avec les services techniques
• Suivi des demandes en rapport avec les conseils d’écoles, les exercices PPMS, les problèmes informatiques
• Suivi des projets (Projets culturels, Croix Rouge, Citoyenneté Légion d’Honneur, fêtes Ecoles-ALAE, repas parents)
• Préparation des Conseils Municipaux des Jeunes (CMJ) et des Commissions Restauration
• Suivi des effectifs scolaires
• Travail partenarial des 3 assistantes de la DEJVS : interventions au GU lorsque nécessaire, interventions au service EJ lorsque nécessaire

Activités complémentaires

• Traitement des réservations ALAE-ALSH-Restauration et traitement informatique des absences (mise à jour des données en lien avec les demandes des familles)
• Rôle de régisseur suppléant : gestion des encaissements, lancement de la facturation, gestion des prélèvements et impayés, suivi du grand-livre

FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES

Organiser son poste et son travail d’agent de gestion administrative

Organisation d’un secrétariat

Prise de notes rapides et rédaction d’un compte rendu

Connaissance de l’environnement territorial et des process internes

Connaissance du logiciel Concerto

COMPETENCES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE AU REGARD DES EXIGENCES

• Compétences requises :

Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique

Avoir un grand sens du service public

Respecter les devoirs du fonctionnaire territorial notamment le devoir de réserve (confidentialité et discrétion)

• Savoir et savoir-faire requis

Nouvelles technologies de l'information et de la communication

Technologies de l'information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.

Etre doté de la technique de gestion administrative : bonne aisance rédactionnelle et esprit de synthèse

Connaître les modalités d’accueil

Maîtriser les outils bureautiques

Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale

Pratiquer le Logiciel Word-Excel 2013 – Logiciel Concerto – Espace famille (souhaité)

Connaître les règles et obligations relatives à la gestion d’une régie de dépenses et recettes

• Savoir être

Etre doté d’un grand sens de la rigueur

Etre doté d’un esprit de polyvalence

Avoir un bon sens de l’organisation et de l’anticipation

Etre efficiente et efficace et adopter une attitude réactive, avoir le sens des initiatives

Respecter les délais en ayant un sens des priorités et du discernement

Avoir un bon sens du relationnel et de la diplomatie

Avoir un sens de l’écoute et de la patience

Etre discrète

Avoir une capacité rapide d’adaptation et du sens des responsabilités

Etre disponible, autonome à partir des consignes orales et écrites et avoir une forte capacité d’adaptation