Assistant du responsable administratif et financier (H/F) – INSPÉ Saint-Agne - UT2J — Université de Toulouse Jean Jaurès

Au cœur du site de Saint-Agne (siège de l'INSPÉ), vous rejoignez le Service administratif et de vie universitaire (SAVU) en tant que bras droit administratif et financier du responsable de site. Loin d'un poste routinier, vous occupez au sein du SAVU une fonction pivot qui mêle secrétariat de direction, gestion budgétaire et logistique de proximité à l'échelle des 10 sites de l'institut en Occitanie. Vous évoluez au sein d'un collectif soudé de 10 agents dans un environnement universitaire vivant et engagé dans la formation des futurs enseignants.

Vos principales missions et activités :

1. Appui administratif, secrétariat et vie du site

Assister le RAF au quotidien : gestion d'agenda, suivi des échéances, classement, archivage et rédaction de documents officiels (courriers, conventions, comptes rendus, certificats).

Assurer la coordination logistique : élaboration des plannings de l'équipe accueil/logistique (5 agents sur l'amplitude 7h30–19h00) et appui à l'organisation des événements (séminaires, colloques, commissions de sécurité).

Gérer les moyens généraux et accès (échelle multi-sites) : suivi des assurances des 10 sites, tableaux de bord (parc auto, copieurs, affranchissement), gestion des badges d'accès (SALTO) et édition des cartes professionnelles (MUT).

Accueillir et orienter les publics internes et externes (accueil physique et téléphonique) et contribuer à la démarche écoresponsable du site.

2. Gestion financière, budgétaire et comptable

Suivre l'exécution budgétaire : engagement, liquidation, mandatement des dépenses et suivi des crédits dans l'outil financier (SIFAC).

Accompagner les achats : conseil auprès des services prescripteurs, demandes de devis, suivi des commandes et relation fournisseurs (facturation).

Gérer les frais de mission et la régie : contrôle des justificatifs et saisie des remboursements de déplacements, encaissement des recettes de la régie (chèques, CB).

Piloter les charges et refacturations : suivi des consommations (fluides, carburants, péages) et préparation des refacturations auprès du CROUS.

Compétences et connaissances attendues

Gestion administrative et budgétaire : Maîtrise de la rédaction professionnelle (courriers, procédures, comptes rendus) et connaissance des mécanismes de gestion budgétaire/comptable ou des frais de mission.

Outils numériques : Aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, agendas partagés, tableurs). La connaissance des logiciels métiers de l'enseignement supérieur (SIFAC, SALTO, Scout) et du fonctionnement de l'INSPÉ est un vrai plus — un accompagnement à la prise en main est assuré dès votre arrivée.

Coordination et sens du service : Capacité à qualifier des demandes variées (à l'oral comme à l'écrit) pour y apporter une réponse rapide, et à coordonner la logistique événementielle en lien étroit avec les agents logistiques (appui administratif et organisationnel).

Gestion des priorités : Aptitude à travailler en équipe, à gérer les aléas avec sang-froid, à prendre des initiatives pertinentes et à rendre compte.

Savoir-être

Rigueur, fiabilité et discrétion (traitement de données et dossiers confidentiels).

Qualités relationnelles, réactivité et maîtrise de soi au quotidien.

Formation et expérience

Diplôme : Niveau 3 minimum requis (CAP / BEP ou équivalent).

Expérience : Une première expérience sur un poste d'assistanat administratif, polyvalent ou de gestion est souhaitée.

Avantages et cadre de travail

Un site à taille humaine, bien desservi par les transports en commun, avec parking.

Un restaurant du CROUS à proximité, à tarif préférentiel.

L'accès aux offres et services d'action sociale et culturelle de l'Université Jean Jaurès (activités sportives et culturelles, séjours pour les enfants, aides au logement, offres chez les prestataires partenaires…)

Pour un temps complet, 60 jours de congés par an (RTT inclus), pris principalement pendant les fermetures du site.

Un accompagnement à la prise de fonction avec des actions de formation