Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) — Mairie des Noës-près-Troyes

MISSIONS PRINCIPALES

1.1 Secrétariat et assistance administrative du Maire et de la DGS

• gérer l’agenda du Maire et le calendrier des réunions municipales
• gérer et suivre des courriers et courriels adressés par les administrés, partenaires institutionnels, associations (…) sous l’autorité du Maire et de la DGS
• préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions et suivre les échéances

1.2 Préparation et suivi du Conseil municipal et des commissions

• recenser auprès des différents services les dossiers devant être inscrits à l’ordre du jour et suivre les échéances de transmission
• préparer et envoyer les convocations et documents de séance dans le respect du calendrier arrêté
• assurer l’organisation matérielle des séances
• assurer le suivi administratif des délibérations dont la tenue des registres
• apporter un appui administratif à l’ensemble des commissions municipales : convocations, dossiers de séance..

1.3 Suivi administratif des dossiers

• Tenue du registre des arrêtés (suivi minimum tous les 3 mois)
• assurer, à la demande du Maire ou de la DGS, le suivi administratif des dossiers
• apporter un soutien dans la préparation et/ou le suivi des demandes de subventions en lien avec la DGS
• constituer et mettre à jour les dossiers confiés, collecter les informations utiles auprès des services

1.4 Gestion des archives communales

• assurer le versement annuel des archives
• mettre à jour l’inventaire
• assurer le suivi des archives temporaires
• préparer les bordereaux d’élimination et en assurer le suivi

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

Gestion comptable

• recueillir et traiter les demandes de fournitures des écoles et assurer le suivi des commandes
• valider les demandes d’achat, notifier les devis aux fournisseurs
• assurer l’engagement comptable des dépenses et des recettes
• contrôler la conformité des pièces justificatives avant émission de titres ou de mandats
• préparer et titrer les recettes, y compris compte d’attente (P503)
• préparer et mandater les dépenses, y compris liste des dépenses à régulariser
• tenir et mettre à jour les régies d’avances et/ou de recettes avec reconstitution des régies d’avances
• rédiger les certificats administratifs
• préparer les dossiers de demandes de subventions aux associations
• assurer la gestion et le suivi des tableaux de consommation et bilans financiers

PROFIL RECHERCHÉ / FORMATION

• Expérience indispensable (3 ans minimum) sur des fonctions similaires
• Bonnes connaissances de l’environnement territorial

COMPÉTENCES ATTENDUES

• connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités locales
• connaissance des missions des administrations et des partenaires publics
• connaissance des règles de la comptabilité publique (M57)
• maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
• maîtriser les logiciels de gestion comptable (JVS)
• maîtriser applications métiers de la SPL XDémat ou plateformes similaires

COMPETENCES TECHNIQUES / SAVOIR-FAIRE

• qualités rédactionnelles et orthographiques
• rechercher, recueillir et synthétiser une information
• rendre compte de manière claire, structurée et synthétique
• réactivité et capacité à gérer les priorités, les urgences et anticiper

COMPETENCES COMPORTEMENTALES / SAVOIR ETRE

Le poste requiert :

• qualités relationnelles
• rigueur et méthode
• sens de l’organisation
• disponibilité
• ponctualité
• polyvalence
• respect du devoir de réserve et discrétion professionnelle
• sens du travail en équipe
• sens du service public

RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations internes

• autorité territoriale et élus
• direction générale
• ensemble des agents de la collectivité

Relations externes

• directeurs d’écoles
• fournisseurs et associations
• trésorerie
• organismes subventionneurs
• services de l’Etat