Assistant(e) d'administration générale et relations usagers – CSP CHORUS — Sgami Est · Réf. MINT_BA057SGC-127171

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Le Centre de Services Partagés (CSP) Chorus est un prestataire de services, de conseils en matière financière auprès des services de la zone de défense et de Sécurité Est : police, gendarmerie, préfectures, déminage, directions du secrétariat général pour l’administration du ministère de l’intérieur.

Le bureau animation innovation performance (BAIP) contrôle la qualité des process comptables et contribue à la formation, l’information, le conseil des agents et des services prescripteurs. Placé sous l'autorité directe du chef de bureau, l’assistant(e) d’administration générale et relations usagers intervient dans les domaines suivants :

Assistance administrative

Assure une assistance administrative à l’ensemble des bureaux du CSP CHORUS, suivi des parapheurs, mise en forme des documents administratifs, rédaction de courriers, suivi des plannings, envoi de documents, accueil téléphonique, courrier

Prend en charge la gestion de dossiers se rapportant à des aspects logistiques

Gère la documentation administrative et opérationnelle du pôle

Effectue des missions ponctuelles selon les besoins conjoncturels du pôle et du bureau

Relations usagers

Donne une information et / ou une assistance de premier niveau aux usagers internes et externes

Gère les habilitations Chorus et Chorus DT au profit des agents internes et externes

Contribue à la formation des utilisateurs, des autres agents du pôle au logiciel CHORUS DT

Apporte tous conseils et assistance aux utilisateurs internes, externes du logiciel CHORUS DT en difficulté

Explique les procédures aux usagers (Chorus PRO pour les fournisseurs)

Information interne et externe

Participe à la réalisation de supports et visuels d’information et de communication du CSP

Participe à l'organisation des actions type enquêtes de satisfaction, évènements d’information du CSP et de transmission et suivi de documents formalisés

Contribue à l'élaboration des ateliers de professionnalisation et assiste le chef de bureau dans la mise en place de ces derniers

Peut être amené à réaliser des bilans d’activité

Activités du service

Votre environnement professionnel

Le CSP Chorus constitue avec le bureau des budgets, le bureau du contentieux,de la veille juridique,le bureau de la commande publique l'un des 4 composants de la DAGF

Au cœur de la chaîne financière ministérielle, il est chargé de l'exécution des dépenses et des recettes des services du ministère de l'Intérieur du ressort de la zone de défense et de sécurité Est

Il est en relation avec les différents services soutenus et les services comptables de la DDFIP de la Moselle

Composition et effectifs du service

Le CSP Chorus est composé de 4 bureaux, 15 sections. L'effectif cible: 102 personnes. L’effectif du bureau: 11 agents.

Liaisons hiérarchiques

Le chef du BAIP, le chef de CSP

Liaisons fonctionnelles

Services prescripteurs services de la DDFIP de la Moselle administration centrale fournisseurs

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique à acquérir

Savoir-faire

Savoir rédiger : niveau pratique requis

Savoir s'organiser : niveau pratique requis

Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis

Savoir-être

Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Savoir communiquer : niveau pratique requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

Vos perspectives :

• évolution possible vers des postes de niveau supérieur
• acquisition d’une expérience intéressante et importante en matière de relations usagers et assistance administrative, d’un bon niveau de technicité en matière de gestion budgétaire

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter ?

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• usage des logiciels Chorus PRO ; Chorus DT ; Chorus Coeur ; CANVA ;

• contacts fréquents avec les services prescripteurs et les fournisseurs ;

• dispositif de formation spécifique à Chorus et Chorus DT prévu ;

• télétravail possible sous réserve d’autonomie suffisante sur le poste.

Avantages :

• Restaurant administratif à partir de 2,70€

• Parking gratuit situé au sein de la structure

• Salle de sport sur le site

• 38h - Horaires variables

• Possibilité de télétravail (jusqu'à 2 jours par semaine sous réserve d'autonomie suffisante)

• 27j de congés annuels + 16 jours de RTT

• Participation de 50 % par mois à la complémentaire santé obligatoire (sauf exceptions) ;

• Forfait mobilité durable et prise en charge partielle des abonnements transports

• Accès facile : arrêt Mettis Pontiffroy à 20 mètres, proche du centre ville

• Dispositif de formation spécifique à CHORUS prévu