Assistant·e de direction — Rennes Métropole

La Direction des Coopérations métropolitaines, de la Veille territoriale et de l’Évaluation (DIRCOVE) porte, pour la Ville de Rennes et Rennes Métropole, des dossiers stratégiques qui s’inscrivent au cœur des politiques publiques et reposent largement sur la transversalité et les partenariats extérieurs.

Elle intervient notamment sur les coopérations territoriales et l’aménagement du territoire, les politiques contractuelles, le Fonds métropolitain de transition écologique, les politiques temporelles, l’évaluation des politiques publiques et les appels à projets.

Dans cette direction aux missions variées, vous intégrez un pool d’assistance administrative composé de deux personnes, qui permet d’assurer la continuité de service et d’accompagner l’organisation des temps forts de la DIRCOVE.

Vous aimez les fonctions polyvalentes, qui associent organisation, coordination et gestion administrative ? Vous souhaitez contribuer à des projets transversaux au contact de nombreux interlocuteurs institutionnels ?

En lien étroit avec le directeur et les cadres de la direction, vous êtes un véritable appui au pilotage de l’activité. Vous facilitez l’organisation des instances et des événements, assurez le suivi administratif des dossiers et veillez à la bonne circulation de l’information.

Votre rôle s’étend également au suivi des ressources humaines, des moyens informatiques et du budget de fonctionnement de la direction. Cette diversité de responsabilités fait de vous un·e interlocuteur·rice privilégié·e de l’équipe et un maillon essentiel de son fonctionnement quotidien.

N'hésitez plus et rejoignez nos équipes pour devenir assistant·e de direction pour la DirCoVE !

Rattaché·e au Directeur des Coopérations métropolitaines, de la Veille et de l’Évaluation, vos missions consistent à :

1. Assurer l’assistance administrative et organisationnelle de la direction

Gérer l’agenda du directeur, les appels et la boîte électronique de la direction, ainsi que le circuit de signature.

Préparer les temps de direction et les rendez-vous récurrents avec les élus et la Direction générale, en assurant le suivi des sujets et des validations.

Organiser les réunions techniques et politiques, les groupes de travail, comités de pilotage et rencontres partenariales, notamment dans le cadre du Contrat de coopération avec les 16 intercommunalités.

Contribuer à la préparation et à l’organisation des événements de la direction : colloques, séminaires, signatures officielles et autres temps forts.

Assurer la production et la mise en forme de documents, la gestion des déplacements professionnels ainsi que le classement et l’archivage des dossiers.

2. Assurer le suivi des ressources et des moyens de la direction

Être le relais de la DRH pour le suivi des recrutements, remplacements, contrats, absences, formations et autres dossiers RH.

Veiller à la bonne gestion des situations administratives des agents et à la continuité de service.

Assurer le rôle de référent·e informatique de la direction : suivi des équipements, accompagnement des nouveaux arrivants, relais des demandes et assistance de premier niveau.

Participer au suivi des dépenses de fonctionnement et assurer la suppléance de la référente budgétaire, notamment dans l’utilisation du logiciel Grand Angle.

3. Contribuer au suivi des dossiers et à la coordination de l’activité

Assurer le suivi administratif des dossiers portés par la direction, en particulier ceux relatifs aux coopérations et partenariats territoriaux et aux appels à projets liés aux transitions écologiques et environnementales.

Participer à la préparation des instances de la Ville et de la Métropole, en lien avec la gestionnaire budgétaire.

Collecter, structurer et mettre en forme les informations et contributions nécessaires au suivi des partenariats.

Travailler en étroite collaboration avec l’autre assistante de la direction afin de garantir la continuité des activités et la bonne transmission des dossiers.

Compétences clés

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office, et êtes à l’aise avec les outils numériques et les logiciels de gestion.

Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.

Vous savez organiser votre activité, hiérarchiser les priorités et gérer plusieurs sollicitations en parallèle, y compris pour différents interlocuteurs.

Vous êtes autonome, réactif·ve et capable de prendre des initiatives, tout en sachant alerter et faire circuler les informations utiles.

Une compréhension de l’environnement institutionnel territorial et de ses partenaires (État, Région, Département…) serait appréciée.

Savoir-être

Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité et savez coopérer avec des interlocuteurs aux fonctions et attentes variées.

Vous disposez d’un bon relationnel et adaptez votre communication à vos interlocuteurs, qu’il s’agisse d’élus, de partenaires institutionnels, de services ou de cabinets.

Vous faites preuve d’écoute, de disponibilité et d’adaptabilité.

Votre rigueur et votre sens de l’organisation vous permettent de sécuriser le suivi des dossiers.

Vous savez faire preuve de discrétion et de réserve, notamment dans le traitement des informations RH et des dossiers confidentiels.

Vous manifestez de la curiosité intellectuelle et un intérêt pour les sujets transversaux portés par la direction.

Compétences pouvant être acquises en poste

La connaissance approfondie des dossiers et des politiques publiques portés par la DIRCOVE.

La maîtrise des procédures et outils internes propres au suivi administratif, RH et budgétaire de la direction.

La connaissance des partenaires et des réseaux de coopération territoriale.