Assistant(e) du maire — Mairie de Castillon-la-Bataille

Vos missions

1. Assurer le secrétariat du Maire

Gérer l’agenda du Maire et organiser ses rendez-vous avec les élus, les partenaires institutionnels et les interlocuteurs extérieurs.

Préparer et suivre les réunions de municipalité, en assurer l’organisation matérielle et la logistique.

Rédiger les courriers, notes et documents administratifs à la demande du Maire.

Assurer le suivi des sollicitations et des dossiers relevant du secrétariat du Maire.

2. Participer au fonctionnement des instances municipales

Préparer les dossiers et les documents nécessaires aux séances du Conseil municipal.

Participer à la rédaction des comptes rendus et des procès-verbaux des séances.

Assurer le suivi administratif des commissions municipales et faciliter la circulation des informations entre les élus et les services.

3. Contribuer aux relations avec les administrés et à la vie municipale

Réceptionner, traiter et orienter les courriers, demandes et doléances des administrés.

Participer à l’organisation des cérémonies officielles et des événements municipaux.

Veiller au respect du protocole lors des manifestations et cérémonies.

Contribuer à la qualité de l’accueil et à l’image de la collectivité auprès de ses interlocuteurs.

4. Participer à la gestion administrative courante

Assurer la réception, le traitement et la diffusion du courrier de la mairie.

Veiller au suivi des documents et à la bonne transmission des informations.

Apporter un appui administratif ponctuel aux services, en fonction des besoins de la collectivité.

Expérience sur un poste similaire appréciée, idéalement en collectivité territoriale.

Connaissance de l'environnement territorial

Savoirs

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel.

Connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des instances communales.

Connaissance du statut de la fonction publique territoriale appréciée.

Excellente maîtrise de l'expression écrite et orale.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des logiciels métiers.

Savoir-faire

Organiser et gérer des agendas complexes.

Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs de qualité.

Préparer et suivre les réunions des instances communales.

Assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers.

Hiérarchiser les priorités et respecter les délais.

Travailler en transversalité avec l'ensemble des services.

Maîtriser les techniques de classement, d'archivage et de gestion documentaire.

Savoir-être

Sens aigu de la discrétion professionnelle et de la confidentialité.

Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.

Rigueur, méthode et sens de l'organisation.

Réactivité et capacité d'adaptation.

Diplomatie et sens du service public.

Autonomie et esprit d'initiative.

Capacité à gérer les urgences et les situations sensibles.