Assistant ou Assistante de la Direction Générale du Pôle Lycées 620-26 — Région Île-de-France

Assister la Direction Générale ; assurer les missions classiques d'assistante de direction.

Procéder à l'enregistrement et à la diffusion du courrier arrivé (ELISE ou version papier) aux directions et services, à la gestion de l'agenda, l'organisation et la gestion des réunions, la préparation des dossiers, la saisie et mise en forme de notes, courriers, mailings, publipostages, etc.

Assurer la gestion, l'enregistrement et le suivi des parapheurs

Garantir la gestion et suivi du planning de réservation des salles de réunion, les commandes de mobiliers, les stocks de fournitures, classement pour la Direction générale

Assurer la correspondance informatique de la Direction générale et réorganiser le réseau informatique du Pôle Lycées

Gérer et suivre les demandes informatiques via le logiciel EXCEL, attribuer les droits réseaux, délivrer logins et mots de passe de connexion.

Assurer le suivi des demandes de nouveaux matériels ou remplacements via le logiciel TWS, lien direct avec le service informatique

Restructurer et optimiser l’arborescence des répertoires « DGA », en étroite collaboration avec la direction générale du pôle, mettre en place une organisation claire, sécurisée et pérenne des fichiers partagés

Assister aux réunions de cadrage avec les référents du pôle transformation numérique

Animer de manière transverse le travail de réorganisation du serveur des directions du Pôle

Assister le SIRE

Coordonner et harmoniser les supports (notes, diaporamas, etc.) impliquant plusieurs directions (COSUI OS, COPIL…)

Assurer le traitement administratif et financier des projets du SIRE (bons de commande et factures évènements, projets transverses et ponctuels)

Accompagner le SIRE dans des missions ponctuelles : publipostage, signalétique, événements…

Mise à jour des annuaires relatifs au milieu scolaire : organisations syndicales, rectorats, personnalités qualifiées…

Mettre en place un calendrier de suivi des événements du Pôle

Assurer la fonction de référente GTA (logiciel de congés) de la Direction générale

Gérer les droits pour les nouveaux arrivants, attribuer les rôles de chaque agent. Intervenir en cas de changement de services, de direction, d'unité.

Répondre aux difficultés des agents sur le logiciel : congés à supprimer, à modifier.. / Répondre aux questions des agents.

Gérer le planning de congés du comité de direction élargi (directeurs et chefs de service) à l'attention de la Direction générale.

Préparation des dossiers de commissions CP/CR

Suivi et préparation des dossiers CP/CR (dates/planning, deadline rendus sur air delib, impression dossiers CE/CP/CR, impression et suivi des réponses aux amendements, transmission des fiches de synthèse)

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, de gestion administrative et d’organisation.

Vous savez gérer les agendas, organiser les réunions et coordonner les déplacements.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et les outils collaboratifs.

Vous disposez de bonnes capacités de rédaction, de synthèse et de mise en forme des documents.

Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et leur environnement institutionnel.

Vous savez assurer le suivi des dossiers, des échéances et des décisions.

Vous êtes capable de coordonner les échanges avec les directions, les services et les partenaires institutionnels.

Vous savez gérer les priorités et traiter plusieurs dossiers simultanément.

Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité.

Vous êtes organisé/organisée, rigoureux/rigoureuse et réactif/réactive.

Vous avez le sens des priorités et de l'anticipation.

Vous disposez d'un excellent relationnel et d'un bon esprit d'équipe.

Vous faites preuve d'autonomie, de diplomatie et d'adaptabilité.