Assistante en gestion administrative - DFVU — Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées

MISSIONS DU POSTE

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière de la DFVu, vous assurez de façon autonome l’instruction, le suivi et la réalisation d’actions :

-Assister la direction dans l’organisation quotidienne de son travail et en réalisant des actes administratifs et financiers.

-Participer à la gestion des systèmes d’information, des applications métiers et des plateformes de candidatures.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

•Assurer la gestion administrative des pôles de la DFVu

oAssister la direction de la DFVu dans l’ensemble de ses missions (agenda, préparer réunion, Compte rendu…)

oContribuer à l’organisation et planification d’évènements,

oParticiper à la mise à jour des procédures, guides et documents qualité.

oAssurer l’archivage et la traçabilité des documents administratifs.

•Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de l’activité de la DFVu

oSaisir des commandes et ordres de mission

oCollecter et traiter les données et documents nécessaire à la justification financière de projets,

oCommuniquer avec les acteurs internes (composantes, étudiants, responsables projets, services support, …),

oMettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord,

oArchiver des documents,

•Appui à la gestion des systèmes d’information et des plateformes

oParticiper à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications métiers (Pégase, plateformes nationales, outils internes).

oContribuer à l’administration fonctionnelle courante des plateformes (Parcoursup, Études en France, MonMaster…etc.).

oRecueillir les informations nécessaires aux enquêtes institutionnelles (SISE, CVEC, etc.).

oParticiper à l’harmonisation et à la formalisation des procédures administratives.

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

•Accueil et orientation des étudiants et des différents acteurs/partenaires

•Participer à la vie de service de la DFVu et participer aux réunions de service.

•Venir en appui des autres pôles de la direction à l’occasion de situations ou d’événements particuliers.

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances (savoir)

-Connaître le milieu de l’enseignement supérieur et les acteurs institutionnels

-Connaître le public estudiantin et ses problématiques

-Connaître les acteurs et partenaires du milieu universitaire

Compétences opérationnelles (savoir-faire)

-Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, et les outils bureautiques,

-Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données.

-Élaborer et mettre en oeuvre des procédures de gestion propres au domaine d’activité.

-Savoir organiser et planifier ses activités, et gérer son temps.

-Adapter son comportement aux différents publics.

Compétences comportementales (savoir-être)

-Travailler en équipe

-Capacité d’écoute

-Faire preuve d’esprit d’analyse et de synthèse

-Faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte.

-Être rigoureux, consciencieux.

-Faire preuve de discrétion.

-Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.

-Faire preuve de polyvalence et de réactivité.