Chargé(e) d'accueil — Communauté de communes du Haut Val de Sèvre

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'information du public

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers, partenaires et visiteurs
• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes de premier niveau
• Identifier les besoins des interlocuteurs et les orienter vers les services compétents
• Veiller à la qualité de l'accueil et à l'image de la collectivité

2. Assurer un appui administratif aux services communautaires

• Réaliser des travaux administratifs pour le compte des différents services de la collectivité
• Assurer la saisie, la mise en forme et le suivi de documents administratifs
• Participer à la préparation et au suivi de dossiers
• Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi
• Effectuer le classement et l'archivage des documents
• Apporter un renfort administratif ponctuel en fonction des besoins des services
• Participer à l'organisation logistique de réunions, commissions ou événements

3. Assurer la gestion des flux administratifs

• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant
• Préparer et assurer l'expédition du courrier sortant
• Gérer la boîte mail générale de la collectivité
• Assurer la transmission et la diffusion des informations auprès des services concernés

4. Participer à l'amélioration de la relation usagers

• Recueillir les observations des usagers
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil
• Signaler les situations particulières ou sensibles à la hiérarchie

Activités complémentaires

• Suivi des fournitures administratives
• Gestion des affichages réglementaires

Vous disposez d'une expérience en gestion administrative et appréciez la polyvalence. Organisé(e) et rigoureux(se), vous êtes capable de passer d'une mission d'accueil à une mission administrative tout en garantissant la qualité du service rendu.

Compétences attendues

• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques
• Capacités rédactionnelles et administratives
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Capacité à travailler en transversalité avec l'ensemble des services
• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Qualités recherchées

• Sens du service public
• Polyvalence et adaptabilité
• Rigueur et autonomie
• Aisance relationnelle
• Esprit d'équipe
• Réactivité et disponibilité

Avantages :

• Un équilibre vie pro/vie perso : profitez d'une organisation du temps de travail adaptée, avec la possibilité de télétravailler selon les missions et les postes
• Une carrière qui évolue avec vous : campagnes annuelles de promotion interne et et avancement de grade (ratio à 100 %), et formations pour développer vos compétences et évoluer dans une carrière dynamique !
• Une mobilité douce encouragée : Remboursement à 75 % des frais de transport en commun et Forfait Mobilité Durable pour vos trajets écoresponsables (vélo, covoiturage, etc.)
• Un accompagnement social et santé : Participation employeur sur votre mutuelle labellisée et possibilité de souscription à un contrat de prévoyance avantageux pour vous prémunir des aléas de la vie quotidienne
• Un accès à des prestations diverses (CNAS)

Rejoindre la Communauté de communes Haut Val de Sèvre, c’est intégrer une collectivité dynamique et engagée au service de près de 31 000 habitants répartis sur 19 communes. Son siège est situé à Saint-Maixent-l’École au sud du département des Deux-Sèvres. Un territoire à la fois rural et urbain, entre Niort et Poitiers.

Une collectivité engagée

La communauté de communes du Haut Val de Sèvre œuvre chaque jour pour un territoire durable, solidaire et équitable en accompagnant les communes et les habitants autour de grandes missions :

• Développement économique et emploi : accompagnement des entreprises, aménagement de zones d’activités, accompagnement des porteurs de projets
• Eau et assainissement : gestion et entretien des réseaux, amélioration des infrastructures, protection de la ressource et accompagnement des usagers
• Transition écologique : préservation des ressources naturelles, développement de solutions de mobilité durable et accompagnement de la transition agricole
• Aménagement du territoire et habitat : urbanisme, logement, et projets structurants pour améliorer le cadre de vie
• Services à la population : petite enfance, jeunesse, santé, culture, sport, tourisme et solidarité
• Attractivité et coopération territoriale : valorisation du patrimoine, projets communaux partagés, et innovation au service du bien-vivre ensemble

Avec plus de 300 agents mobilisés, la Communauté de communes offre un environnement professionnel stimulant, où les valeurs de proximité, de qualité de service et de bien-être sont au cœur des missions. Intégrer nos équipes, c’est contribuer à un projet collectif porteur de sens.