Chargé(e) de la coordination interministérielle — Préfecture du Var

Vos activités principales :

1) En transversalité et en lien avec l’ensemble des services déconcentrés de l’Etat (ATE et hors ATE)

Suit les agendas du préfet et du secrétaire général, en lien avec leur secrétariat : élaboration des tableaux de suivi des rendez-vous, identification des sujets d’actualité et des enjeux locaux s’y rapportant, sollicitation des services et opérateurs de l’État dans le département aux fins de collecte des éléments constitutifs des dossiers.

Prépare les dossiers du préfet (occasionnellement, du secrétaire général ou d’un membre du corps préfectoral) pour les réunions, entretiens, déjeuners de travail, visites, inaugurations, assemblées générales des chambres consulaires, des maires et maires ruraux du Var, les réunion régionales (CAR, Pré-CAR réunions des préfets), visioconférences, bilatérales... Prépare la réunion hebdomadaire du collège des chefs de services et le comité des directions ; en assure ponctuellement la rédaction du compte-rendu.

Veille à la bonne articulation et fluidité des informations liées aux projets et thématiques à enjeux. Complète les outils numériques permettant la capitalisation des informations et la conservation d’historiques par grandes thématiques ou politiques publiques.

Peut-être amené ponctuellement à assister aux réunions agendas du préfet ou du directeur de cabinet.

2) Assure la gestion et le traitement des missions du bureau via les applications et boites fonctionnelles dédiées

Administre l’application du registre des actes administratifs (RAA) et assure la publication des actes

Oriente les contentieux dans Télérecours

Contribue à la gestion des boites fonctionnelles

Contribue au suivi des recours au pouvoir de dérogation du préfet.

Archivage et destruction des dossiers physiques.

3) Assure, pour l’ensemble de la direction de la coordination des politiques publiques et de l’appui territorial

La commande des fournitures ;

La gestion de Chorus-DT (réservations de prestations de voyage et de restauration, remboursement des frais avancés) ;

La répartition du courrier.

4) Missions secondaires :

Par polyvalence et afin d’assurer la continuité de service, vient en soutien au fonctionnement de l’ensemble des attributions de la mission de coordination interministérielle (fonction notariale de l’État, mise à jour des sites internet et intranet sur l’actualité de la MCI, mise à jour des arrêtés de délégation de signature et ordonnancement, réponse aux sollicitations CADA).

Participe à l’ensemble des chantiers prioritaires de la MCI, en fonction de l’évolution des missions, des nouveaux dispositifs mis en place, des actions qui pourront être engagées dans le cadre de l’ATE.