Chargé/e de mission gestion des archives — Université Côte d'Azur

Nous recherchons notre futur/future Chargé/e de mission gestion des archives !

Rejoignez-nous au sein d’Université Côte d’Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l’université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Vos missions

•Coordonne la collecte, le tri, l’évaluation et la conservation des documents d’Université Côte d’Azur, en application des lois et règlements sur les archives publiques et en relation avec les instances compétentes, en premier lieu avec les Archives départementales des Alpes-Maritimes ;

•Coordonne la tenue d’inventaires et promeut les outils de gestion (Référentiel de Conservation de l’Université, guides et tableaux sur les procédures, les bonnes pratiques, les classements, les complète et les diffuse à l’ensemble des acteurs impliqués au sein de l’Université ;

•Coordonne le traitement des arriérés d’archives papier répartis sur les différents campus

•Participe à l’amélioration et à la gestion des espaces d’archivage sur les différents sites universitaires en lien avec les directeurs administratifs de campus (DAC) et les directeurs de services en tenant compte des spécificités des campus et de celles des services centraux ; en particulier, participe à la mise en œuvre fonctionnelle de la salle d’archives de la Présidence et des Directions centrales sur le Capus Valrose ;

•Participe à l’amélioration et à la coordination de l’archivage électronique à l’échelle de l’Université ; en particulier, coordonne le fonctionnement du Système d’Archivage Electronique mis en production, en lien avec la DPO et en lien avec la Direction du Système d’Information (DSI) et auprès des directions productrices d’archives électroniques et gère la relation auprès du prestataire de tiers-archivage numérique ;

•Gère le service de signature électronique et la relation au prestataire de la solution, en lien avec la DSI et les directions

utilisatrices ;

•Anime les réunions du comité d’Archives composé des référents provenant des directions de l’Université

•Participe à la communication et à la sensibilisation sur les questions d’archives à l’ensemble du personnel, en lien avec les différentes activités associées ou voisines (RGPD etc…) ;

Missions spécifiques :

•Participe aux réunions de la DAJIM et à celles relatives au sujet des archives organisées par d’autres directions ou services ;

•Organise des réunions de travail ou d’information avec les différents acteurs impliqués au sein des directions et des campus ;

•Établit une relation régulière avec les Archives départementales pour la gestion du tri, de la conservation, de la suppression ou du transfert des archives ;

•Prospecte auprès de services homologues au sein d’autres universités afin de connaître leurs expériences et pratiques ;

•Veille à la tenue d’un organigramme fonctionnel impliquant les directions, campus et les référents qui en émanent ;

Ce poste est fait pour vous si :

•Vous avez des connaissances approfondies de l’archivistique ;

•Vous connaissez le cadre légal et déontologique propre aux archives en contexte universitaire ;

•Vous connaissez des modes de fonctionnement des universités et en particulier d’Université Côte d’Azur ;

•Vous maîtrisez les règles d’organisation des espaces et bâtiment d’archives et des méthodes de conservation ; des

textes encadrant la protection des données personnelles ;

•Vous maîtrisez les principes de l’archivage électronique ;

•Vous êtes en capacité de piloter un projet, animer un réseau ; aider à la décision, auprès de la direction des affaires juridiques, la direction générale des services, les services centraux et les composantes ;

•Vous êtes à l’aise avec entretien d’un réseau de relations internes et externes ;

•Vous savez collaborer étroitement avec certaines directions, en particulier la Direction du Système d’information ;

•Vous savez définir des procédures et des règles ;

•Vous possédez une aptitude au dialogue et au travail en équipe ;

•Vous êtes en capacité de faire preuve de dynamisme, d’adaptation et d’accompagnement au changement

Université Côte d’Azur est un grand Établissement Public à Caractère Scientifique Culturel et Professionnel dont les missions fondamentales sont la Formation des étudiantes et des étudiants et des professionnelles et professionnels, une Recherche d’excellence et une Innovation au service de tous et toutes. Depuis le 1er janvier 2020, cet établissement public expérimental vise à développer le modèle du 21ème siècle pour les universités françaises, basé sur de nouvelles interactions entre les disciplines (pluridisciplinarité et transdisciplinarité), avec une volonté de dynamique collective articulant Formation-Recherche-Innovation, ainsi que de solides partenariats locaux, nationaux et internationaux avec les secteurs public et privé.

Lauréate depuis 2016 de l’Initiative d’Excellence (IDEX) avec « UCA Jedi », du projet 3IA (institut interdisciplinaire pour l’intelligence artificielle) en 2019, d’un projet d’écoles universitaires de recherche (EUR), Université Côte d’Azur est engagée dans une trajectoire de transformation et d’excellence, qui vise à lui donner le rang d’une grande université intensive en recherche à la fois ancrée dans son territoire et tournée vers l’international.

Université Côte d’Azur emploie directement plus de 3 000 personnels et accueille chaque année une population de plus de 30 000 étudiantes et étudiants.

La Direction des affaires juridiques, institutionnelles et de la modernisation comporte 3 services : 1 Service des affaires juridiques, 1 Service des affaires institutionnelles et 1 Service des affaires générales et de la modernisation. La Direction est chargée de traiter l’ensemble des problématiques de droit rencontrées par l’établissement. Elle gère les contentieux, les conventions, la Section disciplinaire enseignants, le suivi des assurances, la prévention des risques et tout le conseil juridique à l’établissement.

Elle gère ensuite les délégations de signature et de pouvoir, les logements, et la modification des statuts et règlements intérieurs. Elle pilote les élections aux conseils de l’établissement et appuie les directions en charge des instances de gouvernance. Elle est enfin en charge de la dématérialisation des actes et process juridiques, de la protection des données personnelles, de l’accès aux documents administratifs, et des questions juridiques liées au patrimoine.