Chef de bureau logistique — Conseil départemental du Pas-de-Calais

Le Conseil départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :

« Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais » - Pacte des solidarités territoriales ;

« Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais » - Pacte des réussites citoyennes ;

« Agir avec vous pour l’épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais » - Pacte des solidarités humaines.

Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s’épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au cœur de ses préoccupations.

Trois axes transversaux, que sont l’accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l’action départementale et se traduiront donc dans l’ensemble de ses politiques publiques.

C’est en s’appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en œuvre concrètement ces orientations.

Avec ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l’administration le cadre de la mise en œuvre des politiques départementales jusqu’en 2027.

Positionnement hiérarchique :

Pôle Ressources et Accompagnement

└ Direction des moyens généraux

└ Service des moyens logistiques

└ Bureau logistique

La direction des moyens généraux (DMG), positionnée au sein du pôle ressources et accompagnement, est constituée de 6 services :

• service de convoyage
• service de la gestion des transports et du parc des véhicules
• service de la vie quotidienne
• service du restaurant administratif
• service accueil et orientation
• service des moyens logistiques

Le service est constitué de 3 bureaux :

• le bureau logistique
• le bureau du courrier départemental
• le bureau de l’imprimerie départementale

Le bureau logistique est composé d’un chef de bureau, un agent administratif, deux agents manutentionnaires, deux chauffeurs livreurs et trois opérateurs logistiques. Les missions allouées au bureau sont d’assurer la gestion des demandes d’approvisionnement émanant de l’ensemble des services de la collectivité (Arras et territoires). Le bureau logistique assure également la prise en charge et la mise en œuvre des demandes relatives au mobilier administratif pour tous les services et bâtiments départementaux.

Le chef de bureau est chargé d’organiser au sein du magasin, les flux et le stockage des produits et matériels nécessaires à l’activité des services du Département. Il met en place les services logistiques, de la réception de la marchandise à la livraison des commandes aux services. Il est garant du stock physique du magasin.

Il anime également une équipe dédiée à la gestion du mobilier administratif des services.

Placé sous la responsabilité de la cheffe de service, vous avez pour principales missions :

Activité logistique :

• planifier et coordonner le travail des agents en tenant compte des priorités, des urgences éventuelles et de l’effectif
• garantir les délais de traitement et livraison des commandes de matériels et fournitures aux services
• contrôler la qualité du travail et veiller au respect des délais de livraison
• organiser le flux d’informations entre les différents services
• gérer les approvisionnements, les besoins de stocks en lien avec les acheteurs et les gestionnaires
• organiser et contrôler la gestion de stocks de produits (référencement, rotation, etc.)
• optimiser les flux en fonction des commandes des services, de la préparation à la livraison
• garantir le traitement des demandes de mobilier administratif (dotation, enlèvement, transfert, réparation, et demandes liées au mobilier adapté)
• suivre l’organisation des déménagements par le prestataire en lien avec la cheffe de service
• organiser et optimiser les espaces de stockage (Arras et stock mobilier de St Laurent Blangy)
• veiller au bon entretien et à la maintenance du matériel
• respecter et faire respecter les normes d’hygiène et de sécurité
• respecter les procédures mises en place permettant la bonne maîtrise des flux logistiques
• réaliser et mettre à jour le référentiel du mobilier administratif en lien étroit avec la direction des collèges, la direction de l’immobilier et la direction des ressources humaines

Suivi de l’activité :

• créer, suivre et mettre à jour les tableaux de bord de pilotage de l’activité
• organiser, planifier, et réaliser les inventaires (tournants, périodiques, annuels)
• rechercher et analyser les écarts de stock
• assurer la cohérence et la restitution fidèle de la donnée
• participer à la réalisation des supports documentaires concernant l’activité du magasin nécessaires à la direction pour la rédaction des rapports d’activité, des supports de présentation, etc

Encadrement d’équipe :

• animer et coordonner l’activité de l’équipe
• gérer les effectifs (absences, congés, etc.)
• transmettre les informations et s’assurer qu’elles soient comprises
• faire appliquer les consignes et s’assurer qu’elles soient comprises et respectées
• évaluer les compétences de ses collaborateurs, effectuer les entretiens annuels et proposer des actions de formation
• accompagner les agents et encourager le développement des compétences
• remonter les difficultés éventuelles auprès de sa hiérarchie
• contribuer à l’amélioration continue du travail :
• être force de proposition dans l’amélioration des conditions de travail
• définir, mettre en œuvre et valider l’intérêt de nouveaux processus

Afin d’assurer le bon fonctionnement du magasin, vous pourrez être amené à prendre en charge d’autres missions selon les urgences, notamment celles d’opérateur logistique ou chauffeur livreur. L’ensemble de vos missions s’exerce dans le cadre d’un travail en équipe avec l’ensemble des agents du magasin, de la direction des moyens généraux et des différents services et directions du Département.

Matériel mis à disposition :

• un poste informatique
• les machines et matériels du magasin, et éventuellement les camions du magasin pour les transports

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emploi et son grade.

Savoir :

• expérience sur un poste similaire souhaitée
• connaissance des collectivités territoriales
• connaissance de l’administration départementale, de son fonctionnement et de son environnement institutionnel
• gestion des stocks
• planification logistique
• optimisation des flux
• habilitation ACES R489, aptitude à la conduite de chariots élévateurs

Savoirs faire :

• capacités à manager une équipe
• aptitude à s’adapter aux évolutions technologiques
• maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et intranet de la collectivité
• maîtrise des progiciels liés aux activités du magasin : KIMOCE, logiciel de gestion de stock
• maîtrise des matériels du bureau

Savoir-être :

• organisation, rigueur et méthode
• force de proposition pour améliorer l’activité
• autonomie dans le travail
• diplomatie, capacité de communication et d’écoute
• sens du service
• capacité de travail en équipe, qualités relationnelles et animation d’équipe
• réactivité, adaptation rapide aux imprévus ou urgences

Aptitude au port de charges lourdes.

Permis B nécessaire.

Habilitation ACES.