Chef-fe du Service Etat civil, Elections et Cimetière — Mairie de Blanquefort

Vous souhaitez exercer un métier au cœur du service public, au contact des habitants, tout en mobilisant vos compétences juridiques, administratives et managériales ?

La Ville recherche son/sa Chef(fe) du service État civil / Élections / Cimetière.

À la tête d’une équipe de cinq agents, vous assurez le pilotage et la coordination d’un service aux missions particulièrement variées : état civil, élections, recensement citoyen et gestion du cimetière municipal.

Vous êtes à la fois manager, référent(e) juridique et garant(e) de la qualité du service rendu aux usagers. Vous contribuez également à faire évoluer les pratiques du service, à sécuriser les procédures et à accompagner les agents dans leur développement professionnel.

Ce poste vous offre ainsi une grande diversité de missions et vous place au cœur des relations entre la collectivité, les habitants et de nombreux partenaires institutionnels.

Vos conditions de travail :

Le poste est proposé à temps complet (100 %), dans le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux ou des attachés territoriaux.

Une permanence le samedi matin, organisée par roulement, est prévue dans le fonctionnement du service. Une disponibilité particulière est également attendue lors des périodes électorales.

1- Manager et piloter le service :

Vous êtes responsable de l’organisation et du bon fonctionnement quotidien du service. Vous encadrez une équipe de cinq agents, que vous accompagnez dans leurs missions et dans leur montée en compétences.

Vous assurez notamment :

• L’encadrement, l’animation et l’évaluation des agents
• L’organisation du planning, des roulements et de la répartition des tâches
• La coordination et le suivi de l’activité du service
• La mise en œuvre des orientations de la collectivité dans les domaines de l’état civil, des élections, du recensement et du cimetière
• L’accompagnement des agents dans leur montée en compétences
• L’optimisation des procédures et l’amélioration continue du fonctionnement du service
• La modernisation et la dématérialisation des pratiques
• La conception et la mise à jour des fiches de procédures et documents de référence

Vous êtes également force de proposition pour faire évoluer l’organisation du service et améliorer la qualité du service public rendu aux habitants.

En tant que responsable du service, vous êtes un véritable référent dans les domaines relevant de l’état civil. Vous veillez au respect des règles et procédures et assurez la sécurisation administrative, technique et juridique des dossiers.

Vous supervisez notamment :

• La tenue des registres et les relations avec le Parquet
• Les mariages et les auditions
• Les PACS et les reconnaissances
• Les dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports
• L’accueil et l’information des administrés
• Le suivi des situations nécessitant une expertise ou une attention particulière

Vous assurez une veille juridique et réglementaire constante afin d’anticiper les évolutions et d’en garantir l’application au sein du service. Vous actualisez la documentation de référence et veillez à la diffusion des évolutions réglementaires auprès de l’équipe.

2- Préparer et organiser les élections

Vous êtes chargé(e) de coordonner l’organisation des différents scrutins et de veiller au respect des procédures électorales.

À ce titre, vous assurez notamment :

• La préparation et le suivi des opérations électorales
• Le visa des demandes d’inscription et de radiation sur les listes électorales avant transmission au REU
• Le renseignement et l’accompagnement des administrés, en lien avec l’agent référent
• La coordination avec les services et partenaires mobilisés lors des scrutins

Les périodes électorales nécessitent une disponibilité et une capacité d’adaptation renforcées, afin de garantir le bon déroulement des opérations.

3- Superviser la gestion du cimetière municipal

Vous assurez, en lien avec l’agent référent, le suivi administratif et réglementaire du cimetière municipal.

Vos missions portent notamment sur :

• Les inhumations et les exhumations
• La gestion des concessions
• Les procédures de reprise de concessions
• Le suivi des travaux et interventions dans le cimetière
• Le suivi administratif des décès
• Les relations avec les familles et les professionnels du secteur funéraire

Ces missions nécessitent une grande rigueur, mais également écoute, discrétion et tact, compte tenu de la nature des situations rencontrées.

4- Assurer le suivi administratif du service

Votre rôle comprend également une dimension administrative et budgétaire. Vous participez à la préparation et au suivi du budget du service et assurez le suivi du recensement citoyen en lien avec la coordinatrice.

Vous pouvez également être amené(e) à assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et à les accompagner dans leurs démarches.

Un poste au cœur d’un réseau de partenaires.

La richesse de ce poste réside également dans la diversité de vos interlocuteurs.

Au quotidien, vous travaillez en lien étroit avec les services de la Ville et du CCAS, notamment la police municipale, les responsables et directeurs de services ainsi que les élus référents.

Vous êtes également en relation avec de nombreux partenaires institutionnels et professionnels : Préfecture, Tribunaux, Parquet, gendarmerie, Service National, Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, consulats, Trésor Public, notaires, entreprises de pompes funèbres, mairies et autres collectivités, ainsi qu’avec les administrés.

Votre capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés, à transmettre une information fiable et à instaurer une relation de confiance sera donc essentielle.

Vous disposez d’une bonne maîtrise de la réglementation et de la législation applicables aux missions confiées au service, notamment en matière :

• de droit civil et d’état civil
• de droit funéraire
• de droit électoral
• de législation relative aux étrangers
• de réglementation applicable aux collectivités territoriales

Vous êtes en mesure d’assurer une veille sur l’évolution de ces réglementations et d’en traduire les conséquences concrètes dans les pratiques du service.

Vous maîtrisez par ailleurs les outils informatiques nécessaires à votre activité et êtes à l’aise avec les outils bureautiques.

Une expérience en collectivité territoriale, notamment dans les domaines de l’état civil, des élections, des formalités administratives ou des affaires générales, serait appréciée. Une expérience en management ou en coordination d’équipe constitue également un atout.

Et surtout, vous êtes...

Nous recherchons une personne qui saura conjuguer expertise, sens du service public et qualités humaines.

Vous êtes :

• à l’aise dans le management et l’animation d’équipe
• organisé(e), rigoureux(se) et ponctuel(le)
• capable de gérer les priorités et de faire preuve de réactivité
• disponible, notamment lors des périodes électorales
• doté(e) de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• à l’écoute et capable de faire preuve de diplomatie
• discret(ète) et attaché(e) au respect de la neutralité du service public
• force de proposition et capable d’initier des projets
• attentif(ve) à la qualité du service rendu aux habitants

Vous appréciez les missions polyvalentes, le travail en équipe et les environnements dans lesquels il faut à la fois savoir décider, accompagner et sécuriser.

Blanquefort est située dans un cadre privilégié, avec une accessibilité optimale grâce à son réseau de transport, le tram C et la rocade. Cette situation géographique stratégique en fait un véritable pôle économique. La ville abrite aujourd'hui 250 entreprises dans des secteurs variés et constitue un bassin d'emploi dynamique.

Blanquefort est également animée par plus de 150 commerces et un marché de plein air, créant une atmosphère vivante et conviviale. Ses espaces verts offrent aux habitants un cadre de vie agréable, propice à la détente et au bien-être.

Véritable centre culturel du Médoc, Blanquefort met à disposition des citoyens de nombreux équipements, tels que le centre culturel « Les Colonnes », comprenant une médiathèque, un cinéma. La ville est aussi dotée d'infrastructures sportives, incluant des gymnases, un centre hippique et une piscine.

Soucieuse du bien-être de ses agents, la commune offre des conditions de travail attractives, sous certaines conditions de statut et d’ancienneté, incluant des primes mensuelles, un CIA d'environ 300€, ainsi qu'une prime annuelle pouvant atteindre 1020€ brut pour les agents fonctionnaires et 1137€ brut pour les agents contractuels. Blanquefort propose également de nombreux avantages en termes de transport, prise en charge de 75% des frais d'abonnement au réseau TBM et des tarifs préférentiels pour le tram, le tram-train ou tram-vélo.

Les agents bénéficient également de réductions et d'avantages sur une large gamme de services (loisirs, shopping, sport, arbre de noël, etc).

Enfin, la commune propose un contrat groupe de prévoyance avec une participation allant jusqu'à 12€ par mois et une aide à la mutuelle santé labellisée jusqu’à 30€ par mois, pour garantir la sécurité et la santé de ses agents.

Rejoindre Blanquefort, c’est s’intégrer dans une commune en pleine croissance, où les opportunités professionnelles et l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle se conjuguent harmonieusement.