Coordinateur de projets — Mairie de Neuville-sur-Saône

Rattaché(e) à la Direction Générale, le/la coordinateur/trice de projets assure le pilotage transverse et la coordination du portefeuille de projets stratégiques de la collectivité, inscrits au plan de mandat.

Il/elle contribue à structurer, sécuriser et professionnaliser le pilotage des projets, en lien étroit avec les élus, la Direction générale et les directions opérationnelles.

Il/elle apporte une vision consolidée de l’avancement des projets, identifie les points d’alerte, les risques, les interdépendances et les besoins d’arbitrage, et produit les outils de reporting nécessaires à la prise de décision.

Il/elle intervient notamment dans les domaines de l’urbanisme, de l’aménagement, des modes de gestion des services et bâtiments publics, de l’organisation des services et, plus largement, sur les projets structurants de la collectivité.

Le/la coordinateur/trice de projets est ainsi garant(e) de la méthode et de la bonne coordination des démarches, sans se substituer aux directions ou chefs de projet responsables de la mise en œuvre opérationnelle.

MISSIONS PRINCIPALES

Structurer et piloter le portefeuille de projets de la collectivité

• Recenser, structurer et actualiser le portefeuille des projets stratégiques et structurants de la collectivité
• Mettre en place et faire vivre une vision consolidée des projets : objectifs, calendrier, budget, ressources, gouvernance, risques et principales échéances
• Proposer une classification des projets selon leur niveau d’enjeu, de complexité, d’urgence et de transversalité
• Veiller à la cohérence des projets avec les orientations politiques, le plan de mandat et les priorités de la collectivité
• Identifier les interdépendances entre projets, les contraintes de ressources et les éventuels effets de calendrier
• Contribuer à la programmation pluriannuelle des projets et à leur planification

Mettre en place et diffuser une méthodologie commune de gestion de projet

• Définir et déployer un cadre méthodologique commun de conduite et de suivi des projets
• Élaborer des outils et modèles adaptés aux besoins de la collectivité : fiche projet, feuille de route, rétroplanning, tableau de bord, registre des risques, plan d'actions, etc
• Accompagner les directions opérationnelles et les chefs de projet dans l'utilisation de ces outils
• Veiller à la formalisation des objectifs, du périmètre, des responsabilités, des jalons et des instances de gouvernance de chaque projet
• Développer une culture commune du pilotage par les objectifs, les délais, les coûts et les résultats
• Organiser la capitalisation des expériences et le retour d'expérience sur les projets réalisés

Assurer le reporting et l'aide à la décision auprès des élus et de la Direction générale

• Mettre en place un reporting régulier et synthétique du portefeuille de projets à destination du Maire, des élus concernés, de la Direction générale et de la Direction technique
• Produire des tableaux de bord permettant de disposer d'une vision actualisée :

o de l'état d'avancement des projets ;

o des principales échéances ;

o des engagements et consommations budgétaires ;

o des risques et difficultés ;

o des décisions attendues ;

o des arbitrages à rendre.

• Préparer les éléments nécessaires aux réunions d'arbitrage et aux instances de gouvernance
• Identifier et faire remonter les situations nécessitant une décision politique ou administrative
• Formuler, lorsque cela est pertinent, des propositions d'arbitrage et de scénarios

Assurer le suivi opérationnel, financier et administratif des projets

• Participer à la programmation des opérations et à leur planification pluriannuelle
• Contribuer à l’arbitrage, au suivi et au respect des enveloppes budgétaires et des engagements financiers
• Identifier les besoins de financement et élaborer les dossiers de subventions et financements externes
• Assurer une veille sur les dispositifs de financement mobilisables
• Identifier des projets de même nature (benchmark) et synthétiser les retours d’expérience de leurs concepteurs
• Piloter ou coordonner les consultations de bureaux d'études et autres prestataires
• Participer à la définition des besoins et à la rédaction des pièces nécessaires aux consultations, en lien avec les services compétents
• Assurer le suivi des marchés et des prestations externalisées en phase amont des projets (études d’AMO et de programmation)
• Préparer les actes administratifs nécessaires aux projets : délibérations, notes de synthèse, décisions, conventions, etc
• Veiller à la traçabilité des décisions et à la bonne documentation des projets

AUTRES MISSIONS

Assurer la coordination des actions de concertation et de participation citoyenne

• Contribuer à la définition des démarches de concertation adaptées aux projets
• Préparer et coordonner les actions de participation citoyenne en lien avec les élus et services concernés
• Participer à l'organisation de réunions publiques, ateliers, consultations ou dispositifs participatifs
• Veiller à la bonne prise en compte et à la traçabilité des contributions dans le cadre des projets

Assurer la coordination et la gestion de l’ENS du Vallon des Torrières, par délégation métropolitaine

• Organisation des COPILs
• Suivi budgétaire et administratif
• Lancement des appels à projets
• Animation du partenariat

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

Formation supérieure de niveau Bac +4/5 dans le domaine de la gestion de projet, de l'administration publique, de l'aménagement, de l'urbanisme, de l'ingénierie, du management des organisations ou domaine équivalent.

Une expérience professionnelle significative dans le pilotage, la coordination ou le management de projets complexes et transversaux est souhaitée.

Une expérience en collectivité territoriale, établissement public ou environnement institutionnel constitue un atout important.

COMPÉTENCES INDISPENSABLES

Pilotage et management de projet

• Maîtrise des méthodologies de conduite et de pilotage de projet
• Capacité à structurer un projet : objectifs, périmètre, gouvernance, planning, ressources, budget, risques et indicateurs
• Maîtrise des outils de planification, de suivi et de reporting
• Capacité à coordonner plusieurs projets simultanément et à hiérarchiser les priorités
• Capacité à identifier les risques, les alertes et les interdépendances entre projets

Analyse et aide à la décision

• Excellentes capacités d'analyse et de synthèse
• Capacité à consolider des informations provenant de sources et services différents
• Aptitude à produire des reportings adaptés à différents niveaux de lecture, notamment pour les élus et la Direction générale
• Capacité à formuler des alertes, recommandations et propositions d'arbitrage

Coordination et animation

• Qualités d'animation de réunions et de groupes de travail
• Capacité à fédérer des interlocuteurs aux profils et intérêts différents
• Aptitude à travailler en transversalité
• Très bonnes qualités rédactionnelles et de communication

Environnement territorial

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel
• Compréhension des processus décisionnels, administratifs et budgétaires des collectivités
• Connaissance des principes de la commande publique
• Capacité à travailler avec les services juridiques, finances, marchés publics et services opérationnels

________________________________________

COMPÉTENCES VALORISÉES

• Expérience en programmation pluriannuelle d'investissement
• Connaissance des dispositifs de financement public et aptitudes à la recherche de subventions
• Expérience dans le pilotage de consultations de bureaux d'études
• Connaissance des démarches de concertation et de participation citoyenne
• Maîtrise avancée des outils bureautiques et des outils de gestion de projet / datavisualisation

SAVOIR-ÊTRE

• Rigueur et sens de l'organisation
• Forte capacité d'anticipation
• Esprit de synthèse et capacité à aller à l'essentiel
• Autonomie et sens des responsabilités
• Force de proposition
• Aisance relationnelle et capacité à dialoguer avec des interlocuteurs de niveaux hiérarchiques différents
• Capacité à proposer des solutions et des outils d’aide à la décision
• Discrétion et respect de la confidentialité, notamment dans le cadre de dossiers sensibles
• Capacité à travailler dans un environnement en évolution et soumis à des priorités politiques et opérationnelles