Coordonnateur Administratif- Direction CCAS — Mairie du Teil

Missions principales

-Assurer la supervision administrative de l’accueil de la population, de l’état civil et des cimetières.

-Veiller à la bonne organisation, à la fiabilité et à la mise à jour des procédures, registres et documents administratifs relevant du service.

-Assurer une fonction de référente et d’appui auprès des agents d’accueil, notamment pour les situations administratives complexes ou nécessitant une vérification.

-Participer directement à l’accueil physique et téléphonique du public, à son information et son orientation.

-Assurer le secrétariat de direction et l’appui administratif du CCAS, en lien avec le responsable de service et la direction.

-Contribuer à la continuité et à la qualité du service rendu à la population.

Activités/Tâches

Accueil de la population et supervision administrative

-Participer à l’accueil physique et téléphonique des usagers.

-Informer, renseigner et orienter le public vers les services municipaux ou organismes compétents.

-Accompagner les agents d’accueil dans le traitement des demandes et apporter un appui sur les situations complexes.

-Veiller à l’harmonisation des pratiques et à la bonne circulation de l’information au sein de l’accueil.

-Participer à l’organisation du service et proposer des améliorations permettant de faciliter l’accueil et les démarches des habitants.

-Veiller à l’actualisation des informations, formulaires, affichages et documents mis à disposition du public.

-Participer à la délivrance et au suivi des principales démarches administratives : titres d’identité, attestations, inscriptions scolaires, recensement citoyen et autres démarches relevant de l’accueil.

Etat civil et cimetières

-Assurer le suivi administratif des actes et procédures d’état civil

-Être personne ressource auprès des agents sur la réglementation et les procédures.

-Veiller à la tenue, au classement, à l’archivage et à la fiabilité des registres et documents administratifs.

-Assurer la supervision administrative des dossiers relatifs aux cimetières et veiller à la mise à jour régulière des registres.

-Participer au suivi des concessions et des différentes démarches administratives funéraires, en lien avec les services concernés.

Secrétariat de direction et appui au CCAS

-Assurer un appui administratif à la direction et au responsable du service Accueil de la popu-lation et CCAS.

-Apporter un soutien au fonctionnement administratif du CCAS et au suivi de certaines démarches.

-Participer à la préparation at au suivi des réunions, échéances et dossiers du service.

-Faciliter la circulation des informations entre la direction, le CCAS, l’accueil et les autres services municipaux.

Veille administrative et dispositifs spécifiques

-Veiller à la mise à jour des registres et dispositifs de veille relevant du CCAS et de l’accueil, notamment le registre des personnes vulnérables.

-Participer à la mobilisation et au suivi administratif des dispositifs en période de canicule, de grand froid ou de situation exceptionnelle.

-Veiller à l’application des procédures et consignes relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

-Assurer une veille sur les évolutions réglementaires concernant les missions du poste.

Conditions d’exercice des missions :

Lieu de travail :

• Travail en bureau et au guichet d’accueil
• Contacts réguliers avec le public
• Travail en lien étroit avec les agents d’accueil, le responsable de service, la direction et les partenaires du CCAS
• Pics d’activité liés notamment aux inscriptions scolaires, aux démarches administratives et aux périodes de mobilisation particulière du CCAS
• Participation possible à la gestion de situations urgentes ou exceptionnelles

Horaires de travail : Du lundi au vendredi à temps plein 38h30

Moyens mis à disposition : Poste informatique, téléphone, logiciels métiers, bureau et outils administratifs.

Rémunération : Rémunération statutaire selon la gril

le indiciaire du grade de Rédacteur de la fonction publique territoriale.

Compétences et savoir-faire

-Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale.

-Connaissance des règles et procédures relatives à l’état civil, aux cimetières et aux principales démarches administratives.

-Capacité à organiser, sécuriser et contrôler des procédures administratives.

-Capacité à conseiller et accompagner les agents dans leurs pratiques.

-Savoir organiser et hiérarchiser son activité en fonction des priorités et des urgences.

-Savoir rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.

-Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels professionnels.

-Savoir rechercher, vérifier, sélectionner et synthétiser une information réglementaire ou administrative.

-Être capable d’identifier les besoins de l’usager et de proposer une réponse ou une orientation adaptée.

Savoir-être

-Sens du service public et de l’accueil.

-Qualités relationnelles et capacité d’écoute.

-Capaciter à expliquer clairement les démarches et à reformuler les demandes.

-Rigueur, organisation et fiabilité

-Capacité à prendre du recul et à exercer une fonction de conseil.

-Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

-Neutralité et égalité de traitement des usagers.

-Capacité à travailler en équipe et transversalité avec les différents services.

-Adaptabilité et capacité à gérer les situations imprévues ou sensibles.