Coordonnateur administratif (h/f) — Mairie de Clichy

Coordonner l’attribution des places en crèches

Préparer et sécuriser les dossiers de la commission d’attribution,

Coordonner la vérification des justificatifs et la constitution des listes d’attente,

Participer aux pré-attributions et aux commissions,

Assurer le suivi et la bonne exécution des décisions (outil Concerto),

Gérer, en lien avec l’élu délégué, les attributions en cours d’année, et coordonner l’instruction des dossiers complexes ou urgents,

Veiller à limiter les vacances de berceaux.

Gestion administrative et contractuelle des accueils

Superviser l’élaboration et le suivi des contrats d’accueil,

Instruire les demandes de création, de modification et de rupture de contrat,

Assurer la mise à jour des plannings, tarifs, congés et pointages,

Garantir la fiabilité des éléments de facturation (tarifs, déductions réglementaires, etc.),

Réaliser les bascules mensuelles et répondre aux usagers.

Suivi des impayés et sécurisation des recettes

Vérifier le bon paiement des factures,

Coordonner, le cas échéant, la relance des familles avant transmission des dossiers au Trésor public,

Proposer, dans le cadre des procédures en vigueur et sous validation hiérarchique, des ruptures de contrat si nécessaire.

Gérer les dossiers d’AMGE et d’AMGEAD

Instruire les premières demandes et les actualisations mensuelles,

Vérifier les justificatifs, et calculer les montants des allocations,

Transmettre les listes au régisseur,

Informer et accompagner les familles.

Assurer la gestion comptable des crèches

Réaliser les engagements et bons de commande,

Vérifier la conformité des factures,

Rapprocher et solder les engagements,

Coordonner les demandes d’investissement

Interface institutionnelle et appui à l’élu

Coordonner la gestion du planning et le suivi des audiences,

Préparer les dossiers,

Assurer le suivi des décisions,

Participer aux événementiels de la petite enfance

Forum petite enfance, divers évènementiels organisés sur la ville

Garantir la qualité du parcours usager et la réactivité des réponses

Répondre aux mails et aux appels téléphoniques

Alimenter et utiliser une base de réponses types et une FAQ mutualisée pour harmoniser l'information délivrée aux familles.

Assurer une traçabilité des échanges et respecter les délais de réponse (standard de 48h).

Titulaire du BAC minimum

Compétences requises sur le poste :

Savoirs/diplômes :

Titulaire du BAC minimum

Bonne maîtrise de la fonction publique territoriale

Connaissance de la petite enfance

Connaissance de la comptabilité publique

Connaissance des règles de l’achat public

Capacités rédactionnelles et relationnelles

Sens de l’organisation et rigueur

Savoirs faire

Excel : niveau intermédiaire à avancé

Word : niveau intermédiaire à avancé

Maîtrise des outils métiers (Concerto, Civil Finances)

IA : savoir écrire un prompt et analyser la réponse

Maîtrise des processus et circuits décisionnels

Techniques d'élaboration de compte rendu

Qualités relationnelles exigées :

savoir travailler en équipe (tâches partagées)

posséder un bon relationnel

comprendre les besoins des différents interlocuteurs, capacité à s’adapter à différents publics

savoir dialoguer avec les autres services de la collectivité et les prestataires extérieurs

Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.

Afin d'accompagner la mise en œuvre de ce projet, la Direction des Ressources Humaines assume ses missions pour le compte de 1 500 agents permanents et contribue à animer les valeurs managériales et humaines de la collectivité, en portant des projets de transformation, de modernisation et de développement RH.

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel,

Venez nous rejoindre !