Gestionnaire administratif et comptable polyvalent — Communauté de communes des Lacs et Montagnes du Haut-Doubs

I/ Gestion administrative et comptable « Eau et Assainissement » (50 % du temps)

En collaboration avec l’agent déjà en poste ;

• Gestion de la relation usagers et communes :

o Assurer l'accueil téléphonique, l'information et l'orientation des abonnés du territoire pour la facturation de l’eau et l’assainissement uniquement.

o Prendre en charge et traiter de manière individuelle les demandes de renseignements, sollicitations et réclamations diverses (explications de factures, contestations).

• Gestion du fichier des abonnés :

o Assurer le suivi quotidien des mouvements de la base d'abonnés : mutations, déménagements, clôtures de comptes et changements de propriétaires.

o Mettre à jour les situations administratives individuelles.

• Facturation Eau et Assainissement :

o Réaliser le travail préparatoire indispensable à la facturation des parts fixes et variable : collecte, vérification et intégration des relevés d'index des compteurs d'eau.

o Émettre la facturation aux usagers des communes du territoire (hors DSP et exceptions).

o Prendre en charge la facturation liée à l'installation des nouveaux compteurs.

• Suivi budgétaire, comptable et financier :

o Participer à la création et au suivi d'exécution des budgets annexes eau et assainissement.

o Assurer le mandatement des factures liées à l'exploitation/fonctionnement.

o Assurer le suivi et le mandatement des échéances des emprunts.

II/ Animation locale, PEL et appui aux Affaires Scolaires (50 % du temps)

• Gestion logistique du Pôle Associatif :

o Prendre en charge la gestion administrative globale des locations et du matériel du pôle associatif

 les renseignements apportés aux associations sur les modalités de fonctionnement ;

 la vérification de la disponibilité du matériel et l’envoi du formulaire de réservation ;

 la rédaction du contrat et le suivi administratif (retour du contrat signé, attestation d’assurance, chèques, permis BE valide, etc…) ;

 la préparation et l’enlèvement du matériel ;

 la réception et le contrôle du matériel au retour ;

 la vérification que l’association est à jour de sa cotisation au Pôle associatif

 Point périodique avec le comptable du pôle associatif pour le suivi des remises de chèques et des virements.

• Coordination administrative du Projet Éducatif Local (PEL) :

o Assurer la préparation, la communication et l'organisation administrative des stages et des animations (notamment pour les périodes des vacances de printemps, d'été et de la Toussaint).

o Gérer l'ensemble du processus d'inscription des participants.

o Assurer la coordination avec les différents intervenants et maintenir les relations avec les mairies du territoire.

o Prendre en charge directement la réservation des salles auprès des communes afin de limiter le recours à des prestations de coordination externes.

o Participer au suivi administratif global ainsi qu'à l'évaluation annuelle de la politique jeunesse.

• Renfort au service des Affaires Scolaires (et Ressources Humaines) :

o Apporter un soutien administratif ponctuel et un renfort opérationnel au service des Affaires Scolaires / RH en fonction des besoins et des pics d'activité identifiés.

Savoirs :

• Notions fondamentales en comptabilité publique (M57 ou réglementations applicables aux budgets annexes)
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences intercommunales (Eau, Assainissement, Jeunesse)

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques, des tableurs et idéalement des logiciels de facturation d'eau ou de gestion des abonnés
• Aptitude à la gestion administrative rigoureuse
• Capacités organisationnelles pour la planification d'événements, la gestion d'inscriptions et le suivi logistique de matériel

Savoir-être :

• Excellentes qualités relationnelles et sens aigu du service public (diplomatie et patience nécessaires face aux réclamations des usagers)
• Grande polyvalence, réactivité et capacité à basculer d'un domaine d'activité à l'autre (comptabilité publique / animation et logistique)
• Autonomie, rigueur et discrétion professionnelle

Saisonnalité forte et gestion des pics d'activité :

• Période sensible au printemps/début été : Surcharge prévisible en raison de la facturation des parts fixes eau et assainissement en même temps que l’organisation des stages PEL du printemps et de l’été et les réservations par les associations du matériel du pôle associatif pour les manifestations estivales