Gestionnaire administratif et financier — GIP - FCIP de l'académie d'Aix-Marseille

Assurer la gestion administrative et financière d’opérations à financements diversifiés : financeurs publics (Pôle Emploi, Conseil Régional…) entreprises, OPCO :

• Suivre et enregistrer les informations en provenance des membres du GIP-FCIP (GRETA) et des partenaires externes : financeurs et chefs de projet de ces opérations, fournisseurs de prestations, etc
• Contrôler les factures transmises par les opérateurs du GIP-FCIP (GRETA et partenaires externes) avant envoi au financeur
• Contribuer à la réponse administrative et technique aux appels d’offres

La mission s’effectue sous la responsabilité du chef du Pôle Formation continue et en lien étroit avec la directrice technique du GIP-FCIP, la responsable des marchés publics et les gestionnaires administratifs et financiers du service.

Activités principales

Assurer le suivi opérationnel administratif et financier des opérations jusqu’à la facturation et jusqu’au compte-rendu final (bilan)

• suivre et traiter les bons de commandes, alimenter la base de données de suivi extracomptable du dispositif, gérer la boite mail
• assurer le suivi administratif spécifique des sous-traitants
• consolider les indicateurs relatifs aux bilans de fin de formation et aux enquêtes satisfaction
• contrôler les factures transmises par les opérateurs dans le respect de la procédure de facturation propre au(x) financeur(s)
• valider les factures dans les différentes plateformes dématérialisées (KAIROS –CHORUS…)
• à partir des extractions de Chorus, élaboration des factures de frais de gestion du GIP FCIP avec saisie dans l’outil d’information budgétaire et comptable CEGID Y2
• saisir les éléments de la facture dans le(s) tableau(x) de suivis spécifiques à chaque financeur
• conseiller les opérateurs concernant la facturation
• relancer les opérateurs qui n’ont pas facturés
• contribuer à la préparation du budget annuel du pôle et des budgets rectificatifs ainsi qu’à la réalisation du bilan pédagogique et financier du GIP
• participer à la constitution des dossiers administratifs et techniques pour les réponses à des appels d’offres
• assurer les relations avec : les services administratifs et financiers des GRETA, des entreprises prestataires, des donneurs d’ordre publics ou privés, le service commun et le service comptable du GIP
• archiver les pièces de facturation : électronique et papier pour les pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers