Gestionnaire administratif et financier (h/f) — SI des Transports du Haut Var

Le gestionnaire administratif assure, dans le cadre des orientations définies par le Syndicat Intercommunal des Transports du Haut-Var, la gestion administrative, comptable, budgétaire et des ressources humaines du syndicat.

Il veille au suivi régulier des dossiers, des échéances et des obligations administratives nécessaires au bon fonctionnement de la structure.

Il constitue un interlocuteur privilégié de la présidence et des élus pour la préparation et le suivi des dossiers administratifs et financiers, et assure les relations avec les organismes et partenaires institutionnels concernés.

Il apporte au gestionnaire de transport, l’appui administratif, RH, comptable et contractuel nécessaire au fonctionnement de l’activité de transport.

Positionnement dans l'organisation

Le gestionnaire administratif est placé sous l'autorité de la direction/présidence du Syndicat Intercommunal des Transports du Haut-Var.

Il constitue le référent administratif du syndicat dans les domaines relevant de son périmètre : administration générale, ressources humaines, comptabilité, budget, facturation et suivi administratif des contrats et conventions.

Il travaille en lien étroit avec le gestionnaire de transport pour les aspects administratifs, RH, financiers et contractuels liés à l'exploitation.

Il assure les échanges nécessaires avec les élus et les différents organismes partenaires du syndicat dans le respect des décisions prises par les instances.

Responsabilités principales

Le gestionnaire administratif est responsable, dans le cadre de son périmètre de responsabilité et des délégations qui lui sont confiées, du suivi administratif, comptable, budgétaire et RH du syndicat.

Il veille à la fiabilité des informations transmises et à la bonne tenue des dossiers administratifs.

Le gestionnaire exerce ses missions dans le respect des procédures internes et des décisions prises par les instances du syndicat.

Relations fonctionnelles

Relations internes

• Gestionnaire de transport
• Conducteurs
• Président, élus et instances du syndicat

Relations externes essentielles

• Communes membres
• Centre de gestion
• Comptable public / Service de gestion comptable
• Organismes sociaux et partenaires RH
• Fournisseurs et prestataires
• Assureurs
• Administrations et partenaires institutionnels
• Région et autres collectivités, selon les dossiers traités

Missions du gestionnaire administratif au S.I. des Transports du Haut-Var

1. Gestion administrative générale et suivi des instances

a. Assurer la gestion courante des dossiers, courriers, documents et échanges administratifs du syndicat.

b. Préparer les éléments nécessaires aux réunions des instances et assurer le suivi administratif des délibérations, décisions et actes.

c. Organiser et participer aux réunions du Bureau et du Conseil syndical et en rédiger les comptes rendus et procès-verbaux.

d. Assurer le suivi administratif des contrats et conventions

e. Organiser le classement, l’archivage et la tenue des dossiers.

2. Gestion des ressources humaines

a. Assurer la gestion administrative des agents : contrats, arrêtés, congés, absences, arrêts de travail et autres situations individuelles (telles que les procédures disciplinaires).

b. Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la paie et assurer le suivi des éléments variables.

c. Suivre les visites médicales, formations et principales échéances RH.

d. Recueillir les éléments nécessaires à la constitution des dossiers de retraite.

e. Assurer les relations administratives avec le Centre de gestion et les organismes concernés.

f. Assurer, en lien avec le gestionnaire de transport, le suivi administratif et RH des conducteurs.

3. Comptabilité, facturation et suivi financier

a. Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes : factures, mandats, titres et pièces justificatives.

b. Établir et suivre la facturation des prestations réalisées par le syndicat à partir des éléments transmis par le gestionnaire de transport.

c. Suivre les recettes, règlements et éventuels impayés.

d. Assurer les échanges avec le comptable public et tenir à jour les outils de suivi financier.

4. Préparation et suivi budgétaire

a. Participer à la rédaction du rapport budgétaire, à la préparation du budget du syndicat et rassembler les éléments nécessaires aux arbitrages.

b. Assurer le suivi de l’exécution budgétaire et de la consommation des crédits.

c. Préparer les éléments nécessaires aux modifications budgétaires et aux opérations de clôture.

d. Produire les éléments de suivi permettant à la présidence et aux élus

Compétences et connaissances requises

Fonctionnement des collectivités/établissements publics,

Comptabilité publique et règles budgétaires,

Gestion RH FPT,

Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (Berger-Levrault, gestion financière),

Qualités rédactionnelles.

Savoir-faire / savoir-être

Organisation, Autonomie, Rigueur, Discrétion/confidentialité,

Capacité à gérer les priorités et échéances,

Capacité à rendre compte et à travailler avec les élus et le gestionnaire de transport.

Conditions et contraintes d’exercice

12 h hebdomadaires organisées selon les besoins du service

Présence nécessaire lors des réunions du Conseil syndical/Bureau éventuellement en dehors des horaires habituels, contraintes liées aux échéances budgétaires, paie, instances, etc…

Après la prise de poste, 80% du temps possible télétravaillé soit une présence de 1 journée physique par mois sur le siège social.