Gestionnaire Administrative à la Direction des Ressources Humaines F/H - Secrétariat — Hôpital Lariboisière - Fernand-Widal

MISSIONS GENERALES : Assurer le secrétariat du chef du personnel et la gestion administrative de différents dossiers RH

• Accueil téléphonique et orientation de toute personne s’adressant au secrétariat DRH
• Gestion des rendez-vous et tenue des agendas
• Organisation et planification de réunions
• Enregistrement quotidien de la totalité du « courrier arrivé » en DRH, en alternance avec la Secrétaire du DRH

·En liaison avec les gestionnaires Paie-Carrière :

-Gestion des renouvellements de disponibilités (vérification des droits de l’agent, courrier réponse)

-des renouvellements de congés parentaux (vérification des droits avec courriers réponse).

-Mise en congé parental (vérification du droit, information à transmettre aux interlocuteurs (encadrement/Gestion/Bureau Gestime) puis rédaction du courrier de réponse à l’agent demandeur/Tableau des Flux

• Changement de service des personnels non soignants (courrier et flux)
• Rédaction de courriers ou notes à la demande du Chef du personnel
• Classement/Archivage
• Vérification des droits et courrier en réponse aux demandes de : (en lien avec l’encadrement/la Gestion-Paie et le Bureau Gestime)
• Congé de paternité ; Congé supplémentaire de naissance ;Congé de présence parentale ;Congé proche aidant ;Autorisation d’absences dans le cadre d’un parcours PMA ; Don de jours ; Missions humanitaires ;Congés exceptionnels supérieurs à 31 jours - Toutes ces demandes sont traitées en lien avec l’encadrement, la Paie-Gestion et le bureau Gestime

·Mise en ligne de toutes les fiches de poste « hors-soins » y compris les psychologue, sage-femme, assistante sociale, sur le logiciel Talentsoft – candidatures à transmettre à l’encadrement et réponses négatives à faire sur le site.

·Participation au processus de recrutement (titulaire et contractuel)

-Constitution des dossiers d’embauche du personnel « hors soins »

• Collaboration avec la Cellule de recrutement du GHU pour le recrutement de sage-femme, assistant social

-recueil des pièces administratives

-demande de casier judiciaire et rdv médecine du travail,

-vérification des titres de séjour (Préfectures)

-Promesse d’embauche si demandée

-envoi d’un « mail de bienvenu »

-Tableau des Flux DRH/DSAP à compléter

·En lien avec la Cellule de recrutement de la Direction Soins

-Enregistrement de tous les dossiers d’embauche « hors tension » nécessitant un arbitrage RH

-Réintégration des personnels soignants (retour de dispo, congé parental, retour de détachement en lien avec la Gestion, etc…) : courrier agent/Gestion-Paie / Gestime / Encadrement – Tableau des flux à compléter

• Participation avec le Chef du personnel à l’organisation et la gestion administrative des Commissions de Sélection ASHQ/AEQ/Adjoint Administratif : réception et vérification de la conformité des dossiers, enregistrement, planification des auditions, courrier de convocation ou réponse négative à l’agent, jusqu’à l’affichage des résultats
• Tâches courantes secrétariat