Gestionnaire administrative et financière en laboratoire — Université Côte d'Azur

Le poste est rattaché au site de Nice de l'UMR 7300 ESPACE et placé sous l'autorité de la directrice adjointe responsable du site. La personne recrutée intervient auprès des enseignants-chercheurs, chercheurs, doctorants, stagiaires et partenaires institutionnels. Elle assure une fonction d'interface entre les équipes scientifiques, la direction du laboratoire, la responsable administrative basée sur un autre site (Avignon), et les services des tutelles.

Le périmètre du poste couvre l'ensemble des activités administratives, financières et logistiques du site de Nice ainsi que les activités transversales de l'unité. Voici les missions essentielles :

• assurer la gestion administrative et financière des crédits intersites de l'UMR ESPACE
• gérer les ordres de mission et les états de frais via les applications métiers (ETAMINE, NOTILUS, Cytric, Goelett)
• établir les demandes d'achat, les bons de commande et les services faits, assurer le suivi, le contrôle et l'archivage des factures
• créer et mettre à jour les fournisseurs et les agents dans les applications de gestion (RESEDA, GLPI, NUXEO)
• assurer le suivi budgétaire des crédits intersites et des marchés récurrents (carburant, courrier, téléphonie, entretien des locaux pour l’antenne des Cévennes)
• gérer administrativement et financièrement les projets IDEX UniCA : suivi des enveloppes budgétaires, gestion des dépenses, des missions, des stages et des gratifications
• participer à la gestion financière de projets de recherche en assurant le suivi des missions, achats, services faits et dépenses associées
• contribuer à l'organisation logistique des assemblées générales et des instances du laboratoire : recherche de prestataires, devis, commandes, suivi des participants et gestion des dépenses
• assurer le secrétariat de direction : préparation de documents, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus des conseils de laboratoire et réunions de site
• mettre à jour les listes de diffusion, les bases de données internes, les espaces collaboratifs et les informations relatives aux doctorants et aux nouveaux arrivants
• apporter un appui administratif et réglementaire aux équipes de recherche et à la direction du laboratoire
• participer à la coordination des activités administratives entre les différents sites de l'unité (Aix- en-Provence, Avignon) et contribuer à la continuité de service

Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique, des règles de gestion budgétaire, financière et comptable applicables aux établissements publics, des procédures administratives liées aux missions, achats, stages et contrats, du fonctionnement des projets de recherche financés (ANR, IDEX, CNRS, Université, autres…).

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils de gestion financière et administrative : Geslab, NUXEO, ETAMINE, NOTILUS, RESEDA, GLPI, Goelett, Cytric
• Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord budgétaires
• Maîtrise des techniques de rédaction administrative et des comptes rendus
• Capacité à organiser, classer et archiver les dossiers administratifs et financiers
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, bases de données, espaces partagés)

Compétences relationnelles et organisationnelles :

• Grande rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
• Forte autonomie dans la conduite des activités
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances
• Aptitude au travail en équipe et à la coordination avec des interlocuteurs multiples
• Qualités d'écoute, de communication et de discrétion professionnelle
• Capacité d'adaptation à l'évolution des procédures et des outils
• Sens du service public et conscience professionnelle
• Capacité à rendre compte et à partager l'information