Gestionnaire d'une école doctorale (H/F) — Université de Strasbourg

CDD 4 mois

Démarrage à compter du 04/01/2027

Catégorie : C Corps : Adjoint technique

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission

Organisation administrative et pédagogique d’une école doctorale

Activités

Gestion administrative des dossiers des doctorants :

• Admissions : informations, envoi et réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l’Ecole doctorale
• Demandes de réinscriptions : réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l’Ecole doctorale
• Inscriptions administratives
• Suivi des dossiers (admissions, inscriptions, soutenance, formations)
• Organisation des soutenances : validation jury, courriers aux membres du jury, suivi du dossier de soutenance…
• Gestion des registres de soutenance et vérification des données avant l’édition des diplômes
• Travailler en collaboration avec la BU pour la mise en ligne des thèses

Organisation administrative de l’Ecole doctorale et de son Conseil

• Préparation et organisation des réunions du Conseil de l’Ecole doctorale : élaboration et diffusion des convocations (en concertation avec la direction de l’Ecole doctorale),
• Rédaction des compte-rendu de réunion
• Mise en œuvre et suivi des décisions adoptées
• Aide à la rédaction du dossier d’accréditation de l’école doctorale (quinquennal)

Organisation des activités scientifiques de l’Ecole doctorale

• Préparation des journées doctorales : réalisation des programmes
• Organisation du séjour des intervenants (le cas échéant) :
  • transports, logement, repas
  • demande de devis auprès de traiteurs, restaurants, hôtels, transporteurs
  • mise en ligne
• Organisation des formations disciplinaires

Gestion financière de l’école doctorale

• Suivi du budget
• Demandes de devis, bons de commande
• Mise en place et suivi des subventions allouées aux doctorants

Gestion du site internet de l’école doctorale

Activités associées :

Accueil, veille documentaire et diffusion de l’information

• Accueil, conseil et orientation des doctorants et enseignants
• Correspondance avec les doctorants : réponse précise et circonstanciée
• Mise à jour des informations concernant l’Ecole doctorale (offres de financement, conférences, journées doctorales, etc.) sur le site internet de l’Université,
• Diffusion aux équipes de recherche des informations (bourses, fondation, prix, subventions, partenariat) transmises par les organismes et par la Direction de la Recherche

Participation à la réflexion sur l’organisation des écoles doctorales

• Harmonisation des activités et des procédures entre les différentes écoles doctorales
• Participation aux réunions de travail
• Élaboration d’un calendrier de mise en place d’une organisation identique de travail entre les écoles doctorales de l’université

Connaissances :

• Connaître l’organisation et le fonctionnement des universités
• Connaître les circuits des décisions administratives de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Avoir une bonne connaissance de la réglementation en matière de formation doctorale
• Connaître l’organisation de la recherche
• Connaître les techniques de secrétariat et de gestion administrative

Compétences opérationnelles :

• Accueillir et prendre des messages
• Enregistrer et classer les documents
• Travailler en équipe
• Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans le domaine de gestion administrative
• Savoir lire et appliquer les textes réglementaires
• Savoir structurer et rédiger un procès-verbal de réunion, et tout autre document d’information technique ou réglementaire
• Savoir planifier les activités et les échéances
• Maîtriser les outils courants de la bureautique
• Savoir rendre compte
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (AMETHIS, APOGEE, STAR, STEP, file Maker-Pro…)
• Pratiquer une langue étrangère, notamment l’anglais

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation
• Réactivité
• Travail en équipe
• Capacité d’initiative
• Rigueur et conscience professionnelle
• Disponibilité, qualité d’écoute et sens du relationnel