Gestionnaire de la commande publique et des achats — Mairie d'Issoudun

La Ville d'Issoudun (Indre - 12 000 habitants - 240 agents permanents), deuxième ville du département de l'Indre, à mi-chemin entre Bourges et Châteauroux, est une ville dynamique et innovante.

Issoudun est le pôle de la Communauté de Communes du Pays d'Issoudun. Issoudun est une petite ville accueillante, à taille humaine, avec des nombreux espaces verts, disposant d'un parc d'équipements culturels, sportifs et de loisirs remarquable (musée, centre culturel, patinoire, piscine, bowling, ...). Petite ville universitaire, c'est aussi la première ville industrielle de la Région Centre Val de Loire en proportion de sa population (grands groupes de la maroquinerie de luxe, de l'aéronautique et PME dynamiques).

Toujours à la recherche de nouveaux talents, aux profils diversifiés, nous recherchons pour compléter l'équipe

marchés publics-affaires juridiques un gestionnaire de la commande publique et des achats pour renforcer leur service mutualisé des affaires juridiques et de la commande publique.

Sous l’autorité du responsable du service, l’agent contribue à la préparation, à la passation et au suivi des marchés publics des deux collectivités. Il participe parallèlement à l’organisation et à la professionnalisation de la fonction achat, en développant les outils de recensement, de programmation, d’analyse des dépenses et de pilotage des achats.

Le poste associe la sécurisation juridique et administrative des procédures à une dimension opérationnelle et économique. Il implique un travail transversal avec les services techniques, administratifs, financiers et opérationnels des deux collectivités.

Vos missions sont les suivantes:

Structuration, cartographie et programmation des achats

• Élaborer, actualiser et administrer la nomenclature des achats par familles et sous-familles homogènes ; accompagner les services dans son appropriation
• Construire et actualiser une cartographie des achats à partir des données budgétaires, comptables et contractuelles, en distinguant les deux collectivités et en repérant les possibilités de mutualisation
• Recenser, centraliser et analyser les besoins des services ; contribuer à leur évaluation financière et à la computation des seuils propres à chaque acheteur
• Identifier les achats récurrents, les échéances contractuelles, les risques de fractionnement irrégulier et les besoins susceptibles d’être regroupés
• Élaborer et tenir à jour une programmation annuelle et pluriannuelle des consultations ; anticiper les lancements et les renouvellements des marchés
• Mettre en place des tableaux de bord et indicateurs par collectivité, famille d’achat, fournisseur et service (dépenses, échéances, consommation des contrats, performance économique et environnementale)
• Formaliser, par famille d’achat, des propositions de stratégie :
  • standardisation des besoins, allotissement, calendrier, niveaux de service et mutualisation
  • les soumettre au responsable du service. Préserver les compétences, budgets et engagements propres à chaque acheteur, y compris en groupement de commandes

Préparation, passation et sécurisation des marchés publics

• Conseiller les services prescripteurs dans la définition et la formalisation des besoins et participer, avec le responsable du service, au choix de la procédure et du montage contractuel
• Rédiger les pièces administratives du dossier de consultation (règlement de la consultation, acte d’engagement, CCAP et autres pièces) ; accompagner les services dans la préparation et la vérification des pièces techniques
• Gérer la mise en ligne et le suivi des consultations sur le profil d’acheteur : avis de publicité, DCE, questions des entreprises et réponses, téléchargement et ouverture des plis, échanges dématérialisés
• Vérifier et analyser les candidatures ; accompagner les services dans l’analyse des offres, les demandes de précision ou de régularisation et, lorsque la procédure le permet, les négociations
• Participer à la rédaction des rapports d’analyse des offres, rapports de présentation et dossiers destinés à la commission d’appel d’offres ou aux autres instances compétentes
• Préparer les pièces d’attribution, vérifier les justificatifs du titulaire pressenti, rédiger les courriers aux candidats et organiser les formalités de signature, de notification et, lorsque requis, de transmission au contrôle de légalité
• Assurer la publication des avis d’attribution, des données essentielles et les formalités de clôture des procédures
• Sécuriser les achats de faible montant : justification du besoin, choix de l’offre, traçabilité de la mise en concurrence ou du motif de dispense et respect des circuits de validation. Accompagner les services sans se substituer aux autorités compétentes pour attribuer et signer

Analyse économique et optimisation des achats

• Participer aux études de marché, au sourcing et à la comparaison des solutions disponibles dans le respect des règles de la commande publique
• Analyser les dépenses et identifier les leviers de rationalisation, de maîtrise des coûts et d’amélioration des conditions économiques d’achat
• Étudier l’opportunité des accords-cadres, marchés subséquents, groupements de commandes, centrales d’achat et autres dispositifs de mutualisation
• Accompagner les services dans la prise en compte du coût global et des objectifs environnementaux et sociaux des achats publics
• Contribuer au suivi et à l’évaluation des résultats de la politique achat, dans le cadre des orientations retenues par les collectivités
• Documenter le sourcing, prévenir les conflits d’intérêts et garantir l’égalité d’accès des entreprises, notamment des petites et moyennes entreprises, sans préférence géographique. Comparer les prix, les coûts d’usage, d’entretien et de fin de vie ; distinguer les économies réalisées des coûts évités à partir d’une référence explicitée
• Décliner les obligations d’achat durable applicables : critères et conditions d’exécution environnementaux, exigences sociales selon les contrats et exceptions légales, réemploi, réutilisation ou matières recyclées selon les catégories concernées. Prévoir des justificatifs et indicateurs vérifiables, liés à l’objet du contrat. Contribuer au SPASER si les conditions légales d’assujettissement sont réunies

Suivi administratif et contractuel des marchés

• Assurer le suivi des échéances et actes d’exécution : reconductions, modifications contractuelles et avenants, révisions de prix, marchés subséquents et pièces justificatives
• Préparer et suivre les actes relatifs à la sous-traitance, aux cessions ou nantissements de créances, aux garanties et aux autres formalités administratives
• Contrôler les montants contractuels et la consommation des accords-cadres en coordination avec les services gestionnaires et la direction des finances
• Identifier les difficultés d’exécution et en rendre compte au responsable du service ; participer, lorsque nécessaire, au suivi des pénalités et à la préparation des suites administratives
• Tenir les tableaux de bord, assurer la traçabilité documentaire et l’archivage des procédures, et établir des bilans d’activité
• Suivre avec les services prescripteurs les bons de commande, livraisons, admissions ou réceptions, réserves et non-conformités. Vérifier la cohérence des prix et des pièces contractuelles avec la facturation ; alerter les finances sur les anomalies, avances, acomptes, soldes et échéances de paiement, sans se substituer au constat du service fait
• Évaluer les fournisseurs et prestations avec les services :
  • qualité, délais, continuité d’approvisionnement et engagements sociaux et environnementaux. Préparer les bilans de fin de marché, la clôture et les renouvellements
  • signaler les écarts et proposer des mesures correctrices

Conseil aux services et amélioration des procédures internes

• Conseiller et accompagner les directions dans l’application des règles de la commande publique et des procédures internes d’achat
• Participer à la rédaction et à l’actualisation des guides, fiches pratiques, documents types et circuits de validation internes
• Assurer une veille réglementaire et jurisprudentielle dans les domaines de la commande publique et des achats et partager les informations utiles avec les services
• Contribuer à la diffusion d’une culture commune de l’achat public et à l’amélioration continue des pratiques des deux collectivités
• Organiser des points réguliers avec les services prescripteurs et les finances ; proposer des outils communs de demande d’achat, des alertes d’échéance et un bilan annuel distinct pour la Ville et la CCPI. Appuyer le responsable dans la préparation des contrôles et des réponses précontentieuses ; transmettre tout risque juridique sans délai

Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 souhaitée en droit public, commande publique, achats, gestion administrative ou domaine équivalent. Une première expérience dans la gestion des marchés publics ou dans la fonction achat, idéalement en collectivité territoriale ou dans un établissement public, serait appréciée. Une pratique de la nomenclature, de la cartographie des achats et de l’analyse des dépenses constituerait un atout.

Connaissances :

• Bonne connaissance du Code de la commande publique, des procédures de passation et des principales règles de suivi contractuel
• Connaissance des méthodes d’évaluation des besoins, de computation des seuils, de segmentation des achats et de programmation des consultations
• Connaissance de l’environnement territorial, des circuits de décision des collectivités et des interactions avec les services financiers
• Sensibilité aux enjeux économiques, environnementaux et sociaux des achats publics
• Déontologie de l’achat, prévention des conflits d’intérêts, confidentialité des offres et protection des données. Références :
  • Code de la commande publique
  • article 35 de la loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 modifiée
  • obligations sectorielles d’achat durable. Actualiser les pratiques par la veille de la Direction des affaires juridiques et de l’OECP

Savoir-faire :

• Rédiger les pièces administratives d’un DCE, les actes liés à la commande publique, les rapports et les notes de synthèse
• Concilier l’expression des besoins des services prescripteurs et les exigences juridiques et économiques des achats
• Exploiter les données de dépenses ; concevoir des tableaux de bord, outils de cartographie et indicateurs de suivi ; maîtriser Excel
• Utiliser les plateformes de dématérialisation, les outils bureautiques et les applications de gestion des marchés ; la connaissance d’un logiciel financier territorial est appréciée
• Organiser les procédures, respecter les échéances, analyser les risques et rendre compte avec précision
• Conduire un sourcing traçable, construire une analyse en coût global, suivre les engagements contractuels et présenter des résultats d’achat objectivés

Savoir-être :

• Rigueur, fiabilité, méthode, sens de l’organisation et respect des délais
• Capacité d’analyse, autonomie, réactivité, aptitude à proposer des améliorations et à prendre des initiatives dans le périmètre de ses missions
• Qualités rédactionnelles, aisance relationnelle, pédagogie et goût du travail en transversalité
• Sens du service public, discrétion et respect de la confidentialité. Impartialité, intégrité et vigilance face aux sollicitations des fournisseurs ; alerter sur toute situation susceptible d’altérer l’objectivité de l’achat