Gestionnaire de scolarité odontologie (F/H) - UFR Santé — Université Marie et Louis Pasteur

Définition de la fonction

L’adjoint en gestion de la formation et de la scolarité a pour mission la gestion administrative et logistique d’un ou plusieurs parcours de formations (initiales ou continues, en présentiel ou en distanciel) de la préparation du recrutement à la diffusion des résultats d’admission.

Il assure des actes administratifs courants et des opérations de gestion relatifs au parcours de l’étudiant, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.

Garant du bon déroulement administratif du parcours de formation de l’apprenant, il sera l’interlocuteur de proximité et travaillera en collaboration étroite avec les équipes pédagogiques.

Champ des relations

En interne : apprenants, usagers, enseignants et responsables pédagogiques, services administratifs, audiovisuel, logistique, informatique, Services Centraux de L’Université Marie et Louis PASTEUR

En externe : candidats, organismes d’accueil de stages, partenaires

Activité 1 : Gestion administrative et logistique de la formation et de la scolarité

Accueillir, informer et guider les apprenants dans leurs démarches administratives liées à la scolarité

Récolter, vérifier, saisir et mettre à jour des données dans les applications de scolarité

Elaborer et gérer les emplois du temps relatifs au parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique, le service planification et assurer sa mise à jour

Réaliser le processus des inscriptions administratives et pédagogiques

Organiser sur les plans administratifs et logistiques les examens liés au parcours de formation : préparer matériellement les sessions d’examens (convocations, listes d’émargement, salles...)

Assurer la gestion administrative des jurys (préparation des documents, saisie des résultats)

Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année (absences, publics spécifiques, en situation de handicap, aménagements)

Gérer la partie administrative des stages (convention, suivi administratif)

Vérifier et délivrer les attestations de réussite et diplômes (en lien avec le Bureau des Etudes et de la Scolarité)

Elaboration en coordination avec les responsables pédagogiques du tableau des besoins en cours complémentaires

Activité 2 : Appui au fonctionnement du service

• Participer à la continuité de service en période de forte activité
• Mettre en forme des documents administratifs (courriers, attestations, certificats) ; les classer et archiver conformément à la réglementation
• Appliquer les procédures et consignes transmises

Compétences opérationnelles

Avoir un bon relationnel et savoir s’adapter à différents publics ; savoir les accueillir et les orienter

Appliquer des procédures administratives

Saisir et contrôler des données

Faire preuve d’organisation et savoir prioriser

Savoir recueillir et transmettre des informations

Savoir travailler en équipe

Être en capacité de s’approprier rapidement de nouveaux logiciels spécifiques au domaine

Connaissances

Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

Connaitre la règlementation relative à la formation et à la scolarité (accès, candidatures, inscriptions, examens, bourses, stages, jurys, etc.)

Savoir utiliser les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité

Connaitre les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication

Compétences comportementales

Sens relationnel et diplomatie

Être dynamique et réactif

Rigueur / Fiabilité

Sens de la confidentialité / discrétion professionnelle

Capacités d’anticipation

L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose :

• Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
• Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat
• Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
• Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.